Què és TEM (Telecom Expense Management) i quan el necessita la teva empresa

TEM són les sigles de Telecom Expense Management, en català, gestió de la despesa en telecomunicacions. És el conjunt de processos, i normalment d'eines, que permet a una empresa saber quins serveis de telecomunicacions té, quant paga per ells, si el que paga és correcte i si podria pagar menys pel mateix.

Dit d'una altra manera: TEM és tractar la telefonia i les dades com el que són, una partida de despesa rellevant que mereix el mateix control que qualsevol altra.

Què cobreix la gestió de la despesa en telecomunicacions

Un model de TEM complet abasta tot el cicle de vida dels serveis:

Inventari

Saber quines línies, dispositius, serveis i contractes existeixen, qui els fa servir i a quin centre de cost pertanyen. És la base de tota la resta: sense inventari no es pot auditar ni optimitzar.

Contractes

Tenir localitzades les condicions vigents amb cada operador: tarifes, descomptes, compromisos de permanència i dates de venciment.

Auditoria de factures

Comprovar cada mes que el que s'ha facturat coincideix amb el que s'ha contractat i amb l'inventari. Ho expliquem en detall a Auditoria de factures de telefonia a l'empresa.

Imputació de costos

Repartir la despesa entre departaments, projectes, seus o països, perquè cada responsable vegi el que li correspon i la comptabilitat ho reflecteixi correctament.

Optimització

Ajustar tarifes a l'ús real, eliminar línies sense ús, contractar bons on tenen sentit i preparar la propera negociació amb els operadors amb dades a la mà.

Gestió de canvis

Altes, baixes, canvis de tarifa i renovacions de terminals, amb un registre de qui va demanar què i quan.

Senyals que la teva empresa necessita TEM

No hi ha una xifra màgica de línies a partir de la qual el TEM sigui imprescindible. El que hi ha són símptomes:

• Ningú no sap amb certesa quantes línies teniu ni a qui està assignada cadascuna.
• Treballeu amb més d'un operador, o en més d'un país, i cada factura té un format diferent.
• La factura s'aprova comparant totals amb el mes anterior.
• L'inventari viu en un full de càlcul que s'actualitza quan algú se'n recorda.
• Els departaments no saben quant gasten en telecomunicacions, o el repartiment es fa a mà.
• La factura puja i ningú no sap explicar per què.
• Les baixes de personal no sempre comporten la baixa de les seves línies.

Si reconeixes dues o tres d'aquestes situacions, és molt probable que estiguis pagant més del necessari i dedicant massa hores a controlar-ho.

Tres maneres de fer TEM

1. Internament, amb fulls de càlcul

És la manera més habitual de començar. Funciona mentre el volum és petit i hi ha una persona amb temps i coneixement. El risc és la dependència d'aquesta persona i la dificultat de mantenir-ho al dia cada mes.

2. Amb una plataforma TEM gestionada pel teu equip

Una eina especialitzada automatitza la part repetitiva (càrrega de factures, conciliació, alertes, informes) i el teu equip se centra a decidir. És l'opció adequada quan tens persones que hi poden dedicar temps, però no vols que el passin copiant dades.

3. Com a servei gestionat

Un equip extern especialitzat opera la plataforma per tu: revisa les factures, tramita les reclamacions i et presenta les conclusions. Encaixa quan no tens capacitat interna o prefereixes que el control el faci algú que viu el dia a dia del sector.

No hi ha una opció millor en abstracte: depèn del volum, de la complexitat i dels recursos de cada empresa.

Què cal demanar a una plataforma TEM

Si decideixes recolzar-te en una eina, aquestes són les preguntes que convé fer:

• Treballa amb tots els meus operadors, o només amb alguns?
• S'integra amb els meus sistemes (MDM, Directori Actiu, ERP) o hauré de mantenir l'inventari a mà?
• Concilia les factures amb el contracte o només les mostra?
• Permet imputar costos segons la meva estructura de centres de cost?
• Deixa traçabilitat de cada canvi i de cada incidència?
• On s'allotgen les dades? Parlem de números de telèfon, empleats i costos.
• Qui fa la posada en marxa i quanta feina suposa per al meu equip?

EPItoolbox

EPItoolbox és una plataforma TEM que reuneix inventari, contractes i factures de tots els teus operadors en un sol lloc, integrada amb el teu MDM, el Directori Actiu i el teu ERP. Audita cada factura, imputa els costos per centre de cost i deixa traçabilitat de cada canvi.

La pots fer servir amb el teu propi equip, amb el suport d'un consultor TEM o com a servei gestionat. T'ho expliquem a serveis i a la plataforma.