Línies mòbils sense ús: com trobar-les i donar-les de baixa

Pregunta a qualsevol responsable de sistemes quantes línies mòbils té l'empresa. El més probable és que et doni una xifra aproximada. Pregunta-li ara quantes d'aquestes línies s'han fet servir en els últims tres mesos. Normalment, la resposta és un silenci.

Les línies sense ús són una de les despeses més silencioses de la factura telecom. No generen incidències ni queixes: simplement facturen la quota cada mes, un mes rere l'altre.

D'on surten les línies sense ús

Cap empresa no decideix pagar línies que no fa servir. Hi arriben per processos que fallen en algun punt:

• Baixes de personal sense baixa de línia. La persona se'n va, retorna el mòbil (o no), però ningú no avisa per cancel·lar la línia.
• Projectes i esdeveniments acabats. Línies donades d'alta per a un projecte, una obra o un esdeveniment que ja s'ha acabat.
• Línies de dades d'equips retirats. Encaminadors, tauletes, datàfons o dispositius IoT que es van substituir, però amb la SIM encara activa.
• Duplicats. Una persona que va canviar de línia i conserva l'antiga, o una portabilitat que va deixar una línia òrfena.
• SIM de reserva. Targetes activades «per si de cas» que mai no s'han arribat a fer servir.

Com detectar-les

Mira el consum, no només la quota

El senyal més clar és una línia que factura quota però no té consum: ni trucades, ni dades, ni missatges durant diversos mesos seguits. Per veure-ho necessites la factura detallada per línia, no el resum.

Un mes sense consum poden ser unes vacances. Tres mesos seguits, rarament.

Creua la factura amb l'inventari

Compara les línies facturades amb el teu inventari de línies assignades. Les que apareixen a la factura però no tenen usuari assignat són candidates directes a revisió.

Creua l'inventari amb Recursos Humans i el Directori Actiu

Si una línia està assignada a una persona que ja no figura com a activa al Directori Actiu o a la plantilla, és gairebé segur que sobra.

Compte amb les línies de dades

Les línies de dades associades a dispositius (no a persones) són les més difícils de controlar, perquè ningú no les «troba a faltar». Revisa amb especial atenció els equips que s'han renovat o retirat.

Abans de donar de baixa: verifica

No totes les línies sense consum sobren. Algunes tenen un ús legítim encara que no ho sembli:

• Línies d'emergència o de guàrdia que només es fan servir ocasionalment.
• Alarmes, ascensors o sistemes de telemetria que consumeixen molt poc.
• Línies de directius o comercials amb poc ús puntual.

Per això el procés correcte és: detectar, verificar amb el responsable i, només després, donar de baixa. I registrar la decisió, per no tornar a revisar la mateixa línia el mes següent.

Exemple

Acme Logística revisa la factura i troba una línia que fa quatre mesos que no té consum. A l'inventari consta assignada a ana.ejemplo, que va deixar l'empresa fa mig any. Es confirma amb el seu antic responsable que ningú no fa servir la línia, es tramita la baixa i es registra el motiu. Si la baixa s'hagués tramitat el dia de la sortida, l'empresa s'hauria estalviat sis mesos de quota.

Com evitar que tornin a aparèixer

Trobar les línies sense ús és la meitat de la feina. L'altra meitat és que no es tornin a acumular:

• Connecta les baixes de personal amb les baixes de línies. Quan algú surt de l'empresa, la revisió de les seves línies i dispositius ha de formar part del procés de sortida.
• Assigna cada línia a una persona o a un centre de cost. Una línia sense responsable és una línia que ningú no revisarà.
• Revisa el consum cada mes, no un cop l'any. Com més aviat es detecta una línia sense ús, menys costa.

Com ho fa EPItoolbox

EPItoolbox manté un inventari únic de línies, dispositius i usuaris de tots els teus operadors, sincronitzat amb el teu MDM i amb el Directori Actiu. Sobre aquest inventari:

• T'assenyala les línies que facturen sense consum i les que no tenen usuari assignat.
• Detecta línies assignades a persones que ja no són actives al Directori Actiu.
• Registra cada decisió amb traçabilitat: qui va revisar la línia, què es va decidir i quan.

Pots veure com funciona l'inventari a la pàgina de la plataforma. I si vols anar un pas més enllà, a Auditoria de factures de telefonia a l'empresa expliquem com revisar la resta de la factura.