Què cal revisar en una factura de telefonia d'empresa, on s'acostumen a amagar els cobraments indeguts i com convertir l'auditoria en un procés mensual en lloc d'una revisió puntual.
La factura de telefonia d'una empresa mitjana pot tenir desenes de pàgines, diversos operadors i centenars de conceptes. Gairebé ningú no la llegeix sencera. Es comprova que el total s'assembla al del mes anterior, s'aprova i es paga. I aquí hi ha el problema: un error que ningú no detecta el primer mes es repeteix tots els mesos següents.
Auditar la factura no consisteix a buscar l'operador culpable. Consisteix a comprovar, línia per línia, que el que et cobren coincideix amb el que vas contractar i amb el que realment fas servir. En aquest article t'expliquem què cal revisar, on acostumen a aparèixer els errors i com fer-ho de manera sistemàtica.
La factura de telecomunicacions té diverses característiques que la fan difícil de revisar:
El resultat és que la revisió es limita a comparar totals. Si l'import és semblant al del mes anterior, es dona per bo, encara que arrossegui el mateix error des de fa un any.
Cada empresa i cada operador són diferents, però hi ha patrons que es repeteixen. Aquests són els que convé revisar primer.
Persones que han deixat l'empresa, projectes acabats, línies de dades d'equips retirats, targetes SIM de proves. Si la baixa no es va tramitar, la línia continua facturant la quota cada mes. Ho hem desenvolupat en detall a Línies mòbils sense ús: com trobar-les i donar-les de baixa.
El contracte diu una cosa i la factura una altra. Passa en renovar condicions, en migrar a una tarifa nova o en donar d'alta línies que es queden amb la tarifa per defecte de l'operador en lloc de la negociada.
Molts acords inclouen descomptes per volum, bonificacions temporals o promocions de permanència. Si tenen data de fi, o si depenen d'una condició que ja no es compleix, poden desaparèixer de la factura sense que ningú se n'adoni.
Serveis de valor afegit, subscripcions de tercers, assegurances de terminal, números de tarifació especial o paquets addicionals activats per error o per un usuari.
Quotes de terminals a terminis que ja haurien d'haver acabat, o terminals associats a línies donades de baixa.
Trucades internacionals, itinerància fora de la Unió Europea o consum de dades per sobre del bo. No sempre són un error, però sí una alerta que mereix una explicació. T'expliquem com abordar-ho a Com controlar la despesa d'itinerància a l'empresa.
Per auditar necessites tres coses: la factura detallada (no només el resum), el contracte amb els annexos i les condicions vigents i un inventari actualitzat de línies que digui qui fa servir cadascuna i si continua activa. Sense inventari no pots saber quines línies sobren; sense contracte no pots saber si el preu és correcte.
Creua cada línia de la factura amb el teu inventari. Et sortiran tres grups: línies que coincideixen, línies facturades que no són al teu inventari i línies del teu inventari que no apareixen facturades. Els dos últims grups són on acostumen a ser els problemes.
Per a cada línia, comprova que la tarifa, la quota i els descomptes aplicats són els pactats. Aquí convé treballar per tipus de tarifa i no línia per línia: si una tarifa està malament, ho estarà a totes les línies que la tinguin.
Busca serveis addicionals, càrrecs de tercers, consums fora de tarifa i quotes de terminals. Separa el que té explicació del que no en té.
Cada incidència ha de quedar registrada amb la línia, el període, l'import i la referència del contracte. Amb aquesta informació, la reclamació a l'operador és molt més ràpida i té més possibilitats de prosperar.
Una auditoria puntual troba els errors acumulats. Però els errors nous apareixen cada mes. L'auditoria només és eficaç si és recurrent.
Tot això es pot fer amb fulls de càlcul. El problema és el cost: descarregar factures de cada operador, normalitzar formats diferents, mantenir l'inventari al dia i repetir-ho cada mes consumeix moltes hores de persones que tenen altres prioritats. Per això, a la pràctica, l'auditoria manual es fa una vegada, es troben errors, es corregeixen… i no es torna a fer fins que algú pregunta per què ha pujat la factura.
EPItoolbox automatitza la feina repetitiva de l'auditoria:
El teu equip deixa de buscar errors i passa a decidir què fer-ne. Pots veure els mòduls en detall a la pàgina de la plataforma.
Si alguna resposta és «no ho sé», val la pena començar per aquí.
Vols veure com funciona amb les teves factures?
T'ho ensenyem en una demo amb dades d'exemple.
Sol·licitar demo