Portals d'operador, MDM, Directori Actiu i ERP: per què cal integrar les dades de telecomunicacions

Pregunta senzilla: qui fa servir la línia que acaba en 555 01 23, quin terminal té, a quin centre de cost pertany i quant ha costat aquest mes?

A la majoria d'empreses, respondre-la obliga a obrir quatre sistemes diferents. El portal de l'operador diu quant ha costat. L'MDM diu quin dispositiu té. El Directori Actiu diu qui és la persona i en quin departament és. L'ERP diu a quin centre de cost s'imputa. Cada sistema té una part de la veritat i cap no la té sencera.

Quatre fonts, quatre visions parcials

Portals i factures dels operadors

Són la font del cost: línies, tarifes, consums i càrrecs. Però cada operador té el seu propi portal, el seu propi format de factura i la seva pròpia manera d'anomenar les coses. I no saben res de la teva organització: per a l'operador, una línia és un número, no una persona ni un departament.

MDM (Intune, Samsung Knox, Workspace ONE…)

És la font del dispositiu: model, número de sèrie, IMEI, sistema operatiu, a qui està assignat. Però l'MDM no sap quant costa la línia que porta a dins ni quin contracte l'empara.

Directori Actiu

És la font de les persones: qui treballa a l'empresa, en quin departament, en quina seu, qui és el seu responsable i, sobretot, qui ha deixat d'estar actiu. Però no sap res de línies ni de factures.

ERP (SAP, Microsoft Dynamics…)

És la font comptable: centres de cost, projectes, comptes, pressupostos. És on la despesa ha d'acabar imputada correctament. Però l'ERP rep la factura com un import global, no línia per línia.

Què passa quan no es creuen

Quan aquestes fonts viuen separades, els problemes no apareixen en cap sistema concret: apareixen als buits entre ells.

• Línies òrfenes. L'operador factura una línia que no està assignada a ningú a l'MDM ni correspon a cap persona activa al Directori Actiu.
• Baixes que no arriben. Una persona deixa l'empresa, el Directori Actiu la desactiva, però ningú no avisa l'operador i la línia continua facturant. Ho expliquem en detall a Línies mòbils sense ús.
• Dispositius sense control. L'MDM té terminals que ja no tenen línia, o línies actives en terminals que ningú no sap on són.
• Imputacions a mà. Algú a Finances reparteix cada mes la factura entre centres de cost amb un full de càlcul, amb criteris que ningú més no coneix.
• Inventaris que no coincideixen. Sistemes té un nombre de línies, Compres un altre i Finances un tercer. I tots tres tenen raó segons la seva font.

Cap d'aquests problemes no és greu per si sol. El problema és que s'acumulen, es repeteixen cada mes i ningú no té la visió completa per detectar-los.

Per què la integració manual no funciona

La solució habitual és un full de càlcul mestre que algú actualitza creuant exportacions de cada sistema. Funciona durant un temps, però té tres febleses:

1. Queda antic de seguida. Les altes, baixes i canvis de dispositiu passen cada dia; el full s'actualitza quan algú té temps.
2. Depèn d'una persona. Si aquesta persona canvia de lloc o se'n va, el coneixement se'n va amb ella.
3. No deixa rastre. Ningú no sap qui va canviar quina dada ni quan, cosa que complica qualsevol reclamació a l'operador o auditoria interna.

Què canvia quan les dades s'integren

Integrar no és només ajuntar les dades en un lloc. És que cada font alimenti automàticament les altres i que les diferències surtin soles:

• Una fitxa única per línia, amb el seu cost (operador), el seu dispositiu (MDM), el seu usuari (Directori Actiu) i el seu centre de cost (ERP).
• Alertes sobre les incoherències: línies sense usuari, usuaris inactius amb línies, dispositius sense línia o línies que facturen sense ús.
• Imputació automàtica de la despesa al centre de cost correcte, a punt per a l'ERP.
• Un inventari que es manté sol, perquè cada canvi a l'MDM o al Directori Actiu s'hi reflecteix sense intervenció manual.
• Traçabilitat de cada canvi: què es va modificar, des de quina font i quan.

Exemple

A Acme Serveis, ana.ejemplo deixa l'empresa. El Directori Actiu marca el seu usuari com a inactiu. Amb les fonts integrades, la seva línia apareix immediatament com a «assignada a usuari inactiu», juntament amb el terminal que té registrat a l'MDM i el centre de cost al qual s'imputa. El responsable decideix si es dona de baixa o es reassigna, i la decisió queda registrada. Sense integració, el més probable és que la línia continués facturant fins que algú revisés la factura amb detall.

Com ho fa EPItoolbox

EPItoolbox es connecta amb les fonts que ja tens:

• Factures i dades dels operadors, de tots els que facis servir.
• MDM: Microsoft Intune, Samsung Knox i Workspace ONE.
• Directori Actiu, per saber qui és cada usuari i si continua actiu.
• ERP: SAP i Microsoft Dynamics, per imputar la despesa per centre de cost.

Sobre aquestes dades integrades es construeixen l'inventari, l'auditoria de factures, l'optimització i la imputació de costos. Pots veure totes les integracions a la pàgina de la plataforma.