Qué es TEM (Telecom Expense Management) y cuándo lo necesita tu empresa

TEM son las siglas de Telecom Expense Management, en español, gestión del gasto en telecomunicaciones. Es el conjunto de procesos, y normalmente de herramientas, que permite a una empresa saber qué servicios de telecomunicaciones tiene, cuánto paga por ellos, si lo que paga es correcto y si podría pagar menos por lo mismo.

Dicho de otra forma: TEM es tratar la telefonía y los datos como lo que son, una partida de gasto relevante que merece el mismo control que cualquier otra.

Qué cubre la gestión del gasto en telecomunicaciones

Un modelo de TEM completo abarca todo el ciclo de vida de los servicios:

Inventario

Saber qué líneas, dispositivos, servicios y contratos existen, quién los usa y a qué centro de coste pertenecen. Es la base de todo lo demás: sin inventario no se puede auditar ni optimizar.

Contratos

Tener localizadas las condiciones vigentes con cada operador: tarifas, descuentos, compromisos de permanencia y fechas de vencimiento.

Auditoría de facturas

Comprobar cada mes que lo facturado coincide con lo contratado y con el inventario. Lo explicamos en detalle en Auditoría de facturas de telefonía en la empresa.

Imputación de costes

Repartir el gasto entre departamentos, proyectos, sedes o países, para que cada responsable vea lo que le corresponde y la contabilidad lo refleje correctamente.

Optimización

Ajustar tarifas al uso real, eliminar líneas sin uso, contratar bonos donde tienen sentido y preparar la siguiente negociación con los operadores con datos en la mano.

Gestión de cambios

Altas, bajas, cambios de tarifa y renovaciones de terminales, con un registro de quién pidió qué y cuándo.

Señales de que tu empresa necesita TEM

No hay una cifra mágica de líneas a partir de la cual el TEM sea imprescindible. Lo que hay son síntomas:

• Nadie sabe con certeza cuántas líneas tenéis ni a quién está asignada cada una.
• Trabajáis con más de un operador, o en más de un país, y cada factura tiene un formato distinto.
• La factura se aprueba comparando totales con el mes anterior.
• El inventario vive en una hoja de cálculo que se actualiza cuando alguien se acuerda.
• Los departamentos no saben cuánto gastan en telecomunicaciones, o el reparto se hace a mano.
• La factura sube y nadie sabe explicar por qué.
• Las bajas de personal no siempre llevan a la baja de sus líneas.

Si reconoces dos o tres de estas situaciones, es muy probable que estés pagando más de lo necesario y dedicando demasiadas horas a controlarlo.

Tres formas de hacer TEM

1. Internamente, con hojas de cálculo

Es la forma más habitual de empezar. Funciona mientras el volumen es pequeño y hay una persona con tiempo y conocimiento. El riesgo es la dependencia de esa persona y la dificultad de mantenerlo al día cada mes.

2. Con una plataforma TEM gestionada por tu equipo

Una herramienta especializada automatiza la parte repetitiva (carga de facturas, conciliación, alertas, informes) y tu equipo se centra en decidir. Es la opción adecuada cuando tienes personas que pueden dedicarle tiempo, pero no quieres que lo pasen copiando datos.

3. Como servicio gestionado

Un equipo externo especializado opera la plataforma por ti: revisa las facturas, tramita las reclamaciones y te presenta las conclusiones. Encaja cuando no tienes capacidad interna o prefieres que el control lo haga alguien que vive el día a día del sector.

No hay una opción mejor en abstracto: depende del volumen, de la complejidad y de los recursos de cada empresa.

Qué pedirle a una plataforma TEM

Si decides apoyarte en una herramienta, estas son las preguntas que conviene hacer:

• ¿Trabaja con todos mis operadores, o solo con algunos?
• ¿Se integra con mis sistemas (MDM, Directorio Activo, ERP) o tendré que mantener el inventario a mano?
• ¿Concilia las facturas con el contrato o solo las muestra?
• ¿Permite imputar costes según mi estructura de centros de coste?
• ¿Deja trazabilidad de cada cambio y de cada incidencia?
• ¿Dónde se alojan los datos? Hablamos de números de teléfono, empleados y costes.
• ¿Quién hace la puesta en marcha y cuánto trabajo supone para mi equipo?

EPItoolbox

EPItoolbox es una plataforma TEM que reúne inventario, contratos y facturas de todos tus operadores en un solo lugar, integrada con tu MDM, el Directorio Activo y tu ERP. Audita cada factura, imputa los costes por centro de coste y deja trazabilidad de cada cambio.

Puedes usarla con tu propio equipo, con el apoyo de un consultor TEM o como servicio gestionado. Te lo contamos en servicios y en la plataforma.