Sin ser una de las principales partidas, los gastos en servicios de telefonía pueden desajustar los presupuestos departamentales o generales de una empresa. Actualmente contratar una conexión a Internet y líneas de teléfono (fijo y móvil) es una commodity para las organizaciones, pero a pesar de ello es fundamental que estos recursos estén controlados. La transformación digital es muy dependiente de la calidad de los activos de telecomunicaciones existentes en la empresa y esta tiene que estar acorde con el precio que se pague. Por otra parte, las compañías deben supervisar que los empleados están realizando un buen uso de los servicios y dispositivos con los que se les provee. Un aspecto y el otro impactan directamente en que los gastos en telecomunicaciones sean los correctos. Una gestión eficaz de la telefonía mediante soluciones o servicios TEM (Telecom Expense Management) puede repercutir en una reducción de costes que se traduzcan en ahorros y en la posibilidad de aumentar el capital de la empresa para invertirlo en acciones de valor. Todo suma.

Informes de consumo particulares y departamentales

Una de las principales ventajas de contar con la solución TEM EPItoolbox es tener la capacidad de acceder fácilmente a informes tanto centrados en usuarios particulares como en departamentos, que incluyen los costes mensuales de telecomunicaciones.

A nivel particular pueden conocerse datos sobre su consumo en minutos/MB por área, y el uso de los paquetes contratados. Los informes sobre departamentos incluso detallan los costes de los usuarios TOP mes/semestre, categorizándolos.

Las compañías que administran de manera apropiada las líneas telefónicas benefician a todos los departamentos. No solo se aprovechan unos empleados en concreto, sino la plantilla de la organización al completo. Una gestión adecuada proporciona importantes beneficios a los departamentos de finanzas, IT, compras y Help Desk. Veamos brevemente cómo:

Ventajas para el departamento de finanzas

Las empresas que apuestan por una tecnología para administrar la telefonía de la organización pueden automatizar la imputación contable de las facturas y reducir así los errores humanos; controlar óptimamente todos los costes por departamento; mejorar la visibilidad de los gastos de la empresa y reducir la carga administrativa del departamento de finanzas.

Gracias al uso de una tecnología de gestión de telefonía, el departamento de finanzas es capaz de realizar una administración más eficiente y efectiva de todos los costes de telefonía de la empresa.

Ventajas para el departamento de IT

Los departamentos técnicos de una compañía se benefician también de la implementación de una tecnología encargada de la gestión de la telefonía. Con la solución EPItoolbox, el personal IT es capaz de controlar de manera más sencilla los costes, gracias a su sistema de análisis exclusivo.

Además, EPItoolbox permite mejorar el servicio ofrecido a los usuarios de manera continuada; acceder a cuadros de mando intuitivos para el control de los costes de la empresa; y gestionar la trazabilidad y el control de todos los activos IT que se encuentran en la compañía.

Ventajas para el departamento de compras

Una herramienta que gestione las líneas telefónicas de una compañía ofrece al personal del departamento de compras un mayor control de los costes de los diferentes servicios de comunicación. De esta manera, obtiene información clave para decidir más eficazmente qué servicios contratar y detectar las necesidades reales de la empresa en materia de telefonía.

Proporciona, además, una trazabilidad de todos los activos de la compañía; permite hacer benchmark de manera más económica; y ofrece a sus trabajadores información estructurada para facilitar el análisis de los datos.

Ventajas para el departamento de Help Desk

Cuando una empresa implementa sistemas de gestión de telefonía, el departamento de Help Desk se beneficia de ello. Es capaz de reducir el tiempo medio que los empleados dedican a su administración en más de un 30%; su personal aprende más fácilmente los distintos procesos, ya que están predefinidos; y los empleados pueden ofrecer una respuesta ágil y avanzada ante cualquier consulta.

Además, un sistema de gestión como EPItoolbox permite generar un inventario estructurado que hace más sencillo el servicio de Help Desk y el control del mismo.

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La gestión de la telefonía, una oportunidad para aumentar la competitividad de las empresas

Hoy en día, las compañías que son capaces de administrar mejor sus gastos y recursos son las que toman ventaja en el mercado. La eficiencia en la administración de los costes de telefonía permite configurar más fácilmente presupuestos y cumplirlos, así como aumentar la variable calidad-precio de los recursos contratados.

EPIToolbox proporciona a las organizaciones la mejor solución de gestión de líneas telefónicas para aumentar su competitividad con los activos y planes que más se ajustan a su negocio y necesidades para situarse en posiciones de liderazgo en su sector.