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Ventajas de la gestión de líneas telefónicas

Sin ser una de las principales partidas, los gastos en servicios de telefonía pueden desajustar los presupuestos departamentales o generales de una empresa. Actualmente contratar una conexión a Internet y líneas de teléfono (fijo y móvil) es una commodity para las organizaciones, pero a pesar de ello es fundamental que estos recursos estén controlados. La transformación digital es muy dependiente de la calidad de los activos de telecomunicaciones existentes en la empresa y esta tiene que estar acorde con el precio que se pague. Por otra parte, las compañías deben supervisar que los empleados están realizando un buen uso de los servicios y dispositivos con los que se les provee. Un aspecto y el otro impactan directamente en que los gastos en telecomunicaciones sean los correctos. Una gestión eficaz de la telefonía mediante soluciones o servicios TEM (Telecom Expense Management) puede repercutir en una reducción de costes que se traduzcan en ahorros y en la posibilidad de aumentar el capital de la empresa para invertirlo en acciones de valor. Todo suma.

Informes de consumo particulares y departamentales

Una de las principales ventajas de contar con la solución TEM EPItoolbox es tener la capacidad de acceder fácilmente a informes tanto centrados en usuarios particulares como en departamentos, que incluyen los costes mensuales de telecomunicaciones.

A nivel particular pueden conocerse datos sobre su consumo en minutos/MB por área, y el uso de los paquetes contratados. Los informes sobre departamentos incluso detallan los costes de los usuarios TOP mes/semestre, categorizándolos.

Las compañías que administran de manera apropiada las líneas telefónicas benefician a todos los departamentos. No solo se aprovechan unos empleados en concreto, sino la plantilla de la organización al completo. Una gestión adecuada proporciona importantes beneficios a los departamentos de finanzas, IT, compras y Help Desk. Veamos brevemente cómo:

Ventajas para el departamento de finanzas

Las empresas que apuestan por una tecnología para administrar la telefonía de la organización pueden automatizar la imputación contable de las facturas y reducir así los errores humanos; controlar óptimamente todos los costes por departamento; mejorar la visibilidad de los gastos de la empresa y reducir la carga administrativa del departamento de finanzas.

Gracias al uso de una tecnología de gestión de telefonía, el departamento de finanzas es capaz de realizar una administración más eficiente y efectiva de todos los costes de telefonía de la empresa.

Ventajas para el departamento de IT

Los departamentos técnicos de una compañía se benefician también de la implementación de una tecnología encargada de la gestión de la telefonía. Con la solución EPItoolbox, el personal IT es capaz de controlar de manera más sencilla los costes, gracias a su sistema de análisis exclusivo.

Además, EPItoolbox permite mejorar el servicio ofrecido a los usuarios de manera continuada; acceder a cuadros de mando intuitivos para el control de los costes de la empresa; y gestionar la trazabilidad y el control de todos los activos IT que se encuentran en la compañía.

Ventajas para el departamento de compras

Una herramienta que gestione las líneas telefónicas de una compañía ofrece al personal del departamento de compras un mayor control de los costes de los diferentes servicios de comunicación. De esta manera, obtiene información clave para decidir más eficazmente qué servicios contratar y detectar las necesidades reales de la empresa en materia de telefonía.

Proporciona, además, una trazabilidad de todos los activos de la compañía; permite hacer benchmark de manera más económica; y ofrece a sus trabajadores información estructurada para facilitar el análisis de los datos.

Ventajas para el departamento de Help Desk

Cuando una empresa implementa sistemas de gestión de telefonía, el departamento de Help Desk se beneficia de ello. Es capaz de reducir el tiempo medio que los empleados dedican a su administración en más de un 30%; su personal aprende más fácilmente los distintos procesos, ya que están predefinidos; y los empleados pueden ofrecer una respuesta ágil y avanzada ante cualquier consulta.

Además, un sistema de gestión como EPItoolbox permite generar un inventario estructurado que hace más sencillo el servicio de Help Desk y el control del mismo.

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La gestión de la telefonía, una oportunidad para aumentar la competitividad de las empresas

Hoy en día, las compañías que son capaces de administrar mejor sus gastos y recursos son las que toman ventaja en el mercado. La eficiencia en la administración de los costes de telefonía permite configurar más fácilmente presupuestos y cumplirlos, así como aumentar la variable calidad-precio de los recursos contratados.

EPIToolbox proporciona a las organizaciones la mejor solución de gestión de líneas telefónicas para aumentar su competitividad con los activos y planes que más se ajustan a su negocio y necesidades para situarse en posiciones de liderazgo en su sector.


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¿Por qué realizar TEM?

El gasto en telecomunicaciones referidas a consumo de voz (fijo y móvil) y datos no deja de crecer en las empresas porque cada vez demandan más este tipo de servicios para poner en marcha sus procesos de transformación digital, que según datos de la consultora IDC Research España ya habían iniciado el 67% de las compañías españolas en 2018. Buena parte de estos se centran en las nuevas formas de trabajo, basadas -sobre todo- en la movilidad, que están disparando las necesidades de conexión inalámbrica. En este sentido, el informe ‘Mobile Visual Networking Index (VNI)’ de Cisco señala que en 2022 el volumen de tráfico de datos móviles alcanzarán los 930 exabytes anuales, casi 1 Zettabyte, es decir 1.000.000.000.000.000.000.000 de bytes (1021 bytes), casi siete veces más que en 2017. Este impactante escenario, no tan lejano, explica por qué las organizaciones se interesan cada vez más por soluciones y servicios TEM (Telecom Expense Management) con los que contener el gasto en telecomunicaciones y pagar estrictamente lo necesario.

El alza de datos móviles justifica los servicios TEM

Ese mismo informe de Cisco destaca cómo de todo el tráfico IP en 2022 el 20% será móvil (un 113% más del que se registraba en 2012) y que entonces se alcanzará la cifra de 12,3 mil millones de dispositivos móviles conectados (1,5 por persona). Este incremento del tráfico requerirá el uso de redes que tengan un ancho de banda mayor, tanto de 4G como de 5G.

Todos estos datos son predicciones futuras pero perfectamente creíbles observando la actual evolución de la nueva sociedad y economía digital. Las organizaciones dependen de las telecomunicaciones para poder adaptarse a ella y ser competitivas. Esto significa que están llamadas a prestar una atención especial al gasto en recursos de telecomunicaciones. Contar con servicios TEM ayuda a controlarlos para que las inversiones en ellos siempre sean eficaces y rentables.

El aumento del gasto en telecomunicaciones obliga a la contratación de servicios TEM

El volumen de los gastos en telecomunicaciones depende según sea el tamaño de las empresas, si bien en mayor o menor medida casi todas están iniciando o están ya inmersas en un proceso de digitalización que requiere un mayor acceso a la red y más ancho de banda. Es lo que demanda el uso de tecnologías como las plataformas y los servicios cloud, las videoconferencias, el vídeo en streaming o el Internet de las Cosas.

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Por otra parte, la implantación de estrategias de movilidad y teletrabajo proporcionan a las compañías una gran flexibilidad, pero dotar a los empleados con dispositivos móviles puede disparar los gastos si no se gestiona y controla adecuadamente su utilización con planes específicos eficaces, incluida una atención especial a los desplazamientos en roaming.

Simplemente identificando errores en las facturas, detectando y aplicando medidas de ahorro, y optimizando los contratos en vigor o cambiándolos por otros más ventajosos, las empresas pueden reducir drásticamente los costes asociados a las telecomunicaciones. Ese es el objetivo de los servicios TEM.

Realizar TEM, clave para reducir los gastos en las empresas

Disminuir los gastos tanto de adquisición como operacionales (CAPEX & OPEX) es prioritario en la gestión empresarial. Los servicios TEM son fundamentales para cumplir esa premisa, sobre todo en tiempos de contención como los actuales. Gracias a la contratación de soluciones TEM, una organización puede llegar a reducir un 10% los costes derivados de sus necesidades de telecomunicaciones.

EPItoolbox, la solución TEM número 1 en España, proporciona a las compañías las mejores soluciones y servicios para que puedan iniciar el proceso de transformación digital con el máximo ahorro posible.

Con EPItoolbox las organizaciones son capaces de acceder a un inventario centralizado de todos sus recursos de telecomunicaciones, gestionarlos de forma sencilla, visualizar mediante intuitivos cuadros de mando su uso y controlar fácilmente su coste para corregirlo e implementar mejoras.


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¿Qué son las soluciones TEM?

Las comunicaciones forman parte de los activos estratégicos más remarcables de una organización y su crecimiento se está produciendo a un ritmo elevado. Según distintos estudios, este incremento es de un 30% cada año. Un comportamiento impulsado por los datos móviles, el principal motor del crecimiento. Y es que el número de líneas de banda ancha, 3G y 4G no paran de aumentar en los últimos años. Por estos motivos, las organizaciones necesitan llevar a cabo una administración de los costes en materia de telecomunicaciones. Para realizar esto, las compañías tienen a su disposición las soluciones TEM, que incluyen los servicios orientados al control del gasto en telecomunicaciones nacional e internacional.

Unas soluciones que tienen como finalidad reducir los gastos en servicios de telecomunicaciones a través de la ejecución de una serie de medidas que limiten el consumo de una empresa y que mejoren y hagan más sencilla la relación entre los clientes y las compañías de telecomunicaciones.

Una empresa reduce el gasto con soluciones TEM

Una organización que implemente soluciones TEM es capaz de automatizar las tareas orientadas a reducir el gasto en telecomunicaciones.

Unas acciones que consisten en un control de errores de facturación, la negociación de acuerdos marco con los proveedores, la difusión de información de consumo, el análisis  de los consumos, interfases con ERP´s de la empresa, gestión de inventarios y la gestión de incidencias.

Según se estima en estudios recientes, la inversión en TEM supone un ahorro mínimo de entre un 10% y un 15% en los costes de telecomunicaciones.

¿Cómo ayudan las soluciones TEM a las empresas?

Existen diversas razones por las que una empresa necesita una solución TEM para reducir los gastos en telecomunicaciones.

1.- Las soluciones TEM eliminan los errores humanos producidos por la comprobación manual de las facturas

 Algunas empresas todavía utilizan la entrada manual de todos los elementos de facturación para procesar los pagos de facturas.  Este procedimiento comporta mucho tiempo e implica mucho esfuerzo en comprobar cada documento introducido  y provoca muchos errores. Una solución TEM y la automatización de tareas que implica este recurso evita equivocaciones.

2.- Las soluciones TEM no son una solución temporal

Las auditorías de telecomunicaciones pueden ser muy efectivas en la recuperación de errores de facturación y pueden proporcionar numerosos beneficios a las compañías, pero, solo proporcionan un beneficio temporal, ya que cada cierto tiempo hay que contratar el servicio. En cambio, una solución TEM se estructura de manera integral en los programas de la empresa y se convierte en una solución permanente de ayuda a las compañías para reducir los costes de telecomunicaciones.

3.- Las soluciones TEM gestionan todo el ciclo de vida de los activos y los gastos en telecomunicaciones

Una solución TEM es capaz de administrar todos los activos y gastos de telecomunicaciones mediante la automatización de todas las gestiones de auditoría.  Con una solución de estas características una organización es capaz de introducir todas las facturas en el sistema informático de manera automatizada y verificar que todos estos documentos no tengan errores y comprobar que no se pague más de lo que sea necesario.

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Las soluciones TEM, una oportunidad para las organizaciones

Las empresas cuentan, hoy en día, con un aliado clave para reducir los gastos de las telecomunicaciones. Gracias a las ventajas que supone la automatización de procesos, las compañías que han implementado una solución de este tipo son capaces de reducir este tipo de gastos como mínimo un 10% de una forma rápida y efectiva.

Las soluciones TEM evitan los errores humanos propios de la introducción y comprobación manual de facturas y administran los gastos en telecomunicaciones de una compañía para no pagar más de lo estrictamente necesario.

EPItoolbox ofrece a las empresas las mejores soluciones TEM para que estas puedan ahorrarse el máximo posible en costes de servicios de telecomunicaciones.