EPItoolbox reduce la curva de aprendizaje gracias a procesos predefinidos

EPItoolbox reduce la curva de aprendizaje gracias a procesos predefinidos

Un gasto importante en las compañías es el de las telecomunicaciones. Este es cada vez mayor debido a la expansión del uso de voz y datos. Pero a este gasto se le añade la administración del coste, que no resulta nada fácil. Es por ello que son necesarias soluciones que permitan controlar el gasto en telefonía como EPItoolbox.

Este software TEM (Telecom Expense Management) tiene muchas ventajas para el departamento de Helpdesk haciéndole más fácil la gestión de incidencias y el poder atenderlas con eficacia y en el menor tiempo posible. De hecho, la curva de aprendizaje en EPItoolbox es muy rápida gracias a procesos predefinidos y automáticos que hacen que no se requiera invertir en horas de formación.

Trabajar con este software se puede realizar de forma intuitiva y sin complicaciones desde el primer día. Te contamos más a continuación:

Un mayor control desde el inicio

Con EPItoolbox no es necesario llevar a cabo un análisis de los usuarios con mayor consumo ni tener un conocimiento y registro de estos datos de forma manual, ya que la herramienta informa a los usuarios de forma automática y permite visualizar dicha información. Esta característica permite un gran ahorro de tiempo.

Por otro lado, el proceso automático de descarga de facturación de los operadores y de validación de condiciones también beneficia al trabajador. Este proceso se lleva a cabo a través de un cruce automático que detecta las discrepancias y la razón de las mismas y prepara automáticamente la reclamación a realizar al operador. En ambos casos el operario del Helpdesk no ha de aprender cómo realizar el proceso ya que el software lo hace de forma automática.

Otro ejemplo de ahorro de aprendizaje y tiempo se da a la hora de cruzar automáticamente las facturas con los inventarios, detectando líneas no inventariadas, altas de líneas no identificadas y tarifas incorrectas, entre otras.

Además, EPItoolbox incorpora un sistema de inteligencia, ayuda a los usuarios a reducir el tiempo dedicado a la gestión del inventario con un control de activos no asignados, líneas sin uso, stock de terminales… Todo para hacer que la experiencia de uso del software sea positiva aun siendo la primera vez que se trabaje con él.

Pensado para facilitar el trabajo del día a día

Como ves, EPItoolbox está totalmente enfocado a minimizar el efecto de las tareas tediosas y que demandan horas y horas de trabajo y aprendizaje, ya que las automatiza. Si se tiene que dar de baja a un usuario, el propio sistema te informa de las líneas y terminales que dispone en ese momento, solicita la baja al operador, asigna el terminal al stock y valida contra factura la baja de la misma.

Todo esto sin tener que hacerlo de forma manual y conocer los distintos pasos que conllevarían. Además se evita tener que aprender procedimientos complejos y perder una enorme cantidad de tiempo en una tarea que este software resuelve en cuestión de minutos.

Y es que en EPItoolbox todos los procesos que implican una gestión han sido diseñados para que los usuarios les dediquen poco tiempo, se puedan interiorizar de forma intuitiva y proporcionen la información necesaria. Además de los mencionados, están automatizados el sistema de avisos de usuarios top, la trazabilidad de las acciones realizadas y el control de costes.

Estas actividades se realizan con una interfaz y unos Wizards claros e intuitivos para que cualquier usuario, sin tener que adquirir altos conocimientos, pueda gestionar la telefonía sin problemas. El mismo software será el que recomiende a los trabajadores de Helpdesk la tarifa adecuada, los terminales disponibles y lo relacionará de forma automática al usuario.

En definitiva, gracias a la implementación en el sistema de procesos predefinidos y automáticos, trabajar con EPItoolbox en la gestión telefónica tiene grandes ventajas para el departamento de Helpdesk. Se puede comenzar a utilizar sin tener que destinar mucho tiempo y conocimientos en su aprendizaje y manejo del día a día.

 


La tecnología TEM, una ayuda con la automatización

La tecnología TEM, una ayuda con la automatización

La automatización es clave para no perder el tiempo en tareas repetitivas. Hoy en día, con la tecnología, no tiene sentido introducir facturas a mano o realizar gráficas de consumo de manera manual. De esto puede encargarse un sistema informático con la implementación de tecnología TEM, facilitando los trabajos de gestión y permitiéndonos dedicar el tiempo en otras tareas.

La automatización reduce el tiempo empleado en la gestión

Se calcula que el tiempo medio que dedica una empresa a las tareas de gestión se podrían reducir en más de un 30% si se implementara una tecnología TEM (Telecom Expense Management).

Además, según un estudio de Gartner, los empleados gastan entre un 30% y un 40% de su tiempo en gestiones basadas en procesar manualmente información contenida en documentos de papel. En concreto, el tiempo que se dedica a procesar cada factura ronda los 15 y los 20 minutos. Esto quiere decir que cada empleado gestiona unas 24 facturas al día, en el caso de ser un trabajador con una jornada de ocho horas diarias. Toda una jornada de trabajo por unas tareas que un programa puede realizar en unos pocos minutos, de manera automatizada.

La automatización de los procesos empresariales es muy útil en todos los departamentos. También en el área de servicio de atención técnica (Helpdesk) es muy importante ya que, por ejemplo, se podría restablecer el servicio telefónico contratado en el mínimo tiempo posible.

Los servicios TEM, el mejor aliado de un servicio Helpdesk

Telecom Expense Management

Gracias a la implementación de una solución TEM el personal del Helpdesk de la empresa puede agilizar la gestión para que la operadora de telefonía proporcione a un trabajador más datos y agilice su productividad.

Además, es muy necesario también para el caso contrario. La interrupción del servicio telefónico en aquellos usuarios que han gastado demasiado dinero en teléfono para evitar que siga aumentando su factura.

Aplicaciones como EPItoolbox, cuentan, entre otras, con funcionalidades muy beneficiosas para el departamento de Helpdesk, convirtiéndose así en el mejor software TEM del mercado.

¿Cómo ayuda la solución EPItoolbox al servicio de Helpdesk?

Este departamento aprovecha las ventajas de EPItoolbox a través de los siguientes elementos:

  • Dashboard intuitivo y autogestionable: permite el inicio y el seguimiento de una incidencia a través de un panel de control sencillo de utilizar.
  • Gestión de incidencias: la solución vincula los diferentes incidentes que han podido surgir para facilitar el análisis estadístico de los patrones de los problemas, con el fin de implementar medidas proactivas que reduzcan el impacto de futuros incidentes.
  • Notificación de las incidencias por correo electrónico: EPItoolbox permite automatizar la generación de un incidente a través de la notificación por correo electrónico.
  • Introducción rápida en el sistema de una incidencia: el software hace posible que se puedan entrar datos de una forma rápida a cerca de un incidente sin tener que facilitar toda la información necesaria.
  • Encuestas de satisfacción: la herramienta permite iniciar automáticamente una encuesta de satisfacción al cerrar una incidencia.

En definitiva, EPItoolbox es la mejor solución TEM para las empresa que quieran mejorar y ahorrar en las tareas de gestión de incidencias, beneficiando así también al personal del departamento de Helpdesk.


Realiza un Benchmark de forma más económica

Realiza un Benchmark de forma más económica

Las empresas pagan cada año grandes cantidades de dinero por sobre costes y errores en su factura de telecomunicaciones. Y es que las operadoras no se lo ponen nada fácil a las compañías. Estas proporcionan facturas confusas y hay algunas que cuesta descifrarlas. Por suerte, actualmente, existen tecnologías que facilitan el proceso de localizar errores y sobre costes en las facturas de los servicios de telecomunicaciones. Las tecnologías que se encargan de gestionar el gasto telefónico son conocidas por las siglas TEM.

Telecom Expense Management (TEM) son herramientas que llevan a cabo un proceso de benchmarking de los costes de cada servicio de voz y datos. Su finalidad es que las empresas puedan tener la información necesaria para tomar las decisiones adecuadas y así ahorrar más dinero.

Las soluciones TEM aportan información valiosa para el negocio, en particular, para que las empresas puedan localizar cuál es el origen del gasto y puedan reducir costes aplicando la mejor decisión.

Entre ellas, podemos encontrar EPItoolbox, que proporciona un reporte detallado del gasto de todos los terminales y teléfonos móviles de la empresa. Soluciones que ofrecen un benchmark de los distintos servicios telefónicos sin necesidad de contratar ninguna consultora externa ni dedicar personal interno de manera exclusiva. Por todo esto, podría afirmarse que EPItoolbox es la manera más económica de hacer benchmarking.

¿Qué es el benchmarking?

Según el Instituto Báltico para el Desarrollo del Liderazgo, el benchmarking es un enfoque estructurado que implica la recopilación de datos para realizar análisis e informes para identificar oportunidades de mejora.

La información obtenida puede hacer referencia a datos cuantitativos, cualitativos o a una combinación de ambos. El resultado del análisis es un punto de referencia a partir del cual se pueden llevar a cabo acciones que hagan avanzar a la empresa. En el caso del benchmarking del gasto en telecomunicaciones, el objetivo es descubrir formas de reducir costes en el servicio sin afectar al rendimiento.

¿Qué aporta el benchmarking al proceso de reducción de costes de telecomunicaciones?

Telecom Expense Management

El benchmarking proporciona a las empresas una instantánea de lo que le cuestan a la empresa los servicios de telecomunicaciones y realiza estimaciones de ahorro por cada tipo de servicio.

La información incluida en el benchmarking ofrece indicaciones con el fin de centrar los esfuerzos para mejorar el precio de los servicios contratados. Es una forma de establecer objetivos claros de mejora del gasto en servicios de telecomunicaciones.

¿Cómo una empresa puede hacer benchmarking con EPItoolbox?

 Los responsables de gestión de una compañía que se beneficia de la solución TEM EPItoolbox, pueden obtener un análisis exhaustivo de todo el consumo en telefonía fija y móvil. Pueden saber los usuarios que gastan más y el consumo por cada departamento, entre otras variables. Pueden filtrar los resultados en función de sus preferencias.

La herramienta ofrece también un completo análisis de los datos. Incluye una evolución en el tiempo del consumo y tendencias de gasto por categorías (SMS, datos ROAM, datos NAC, etc.). De esta manera, se puede saber en qué periodo la empresa ha experimentado un consumo mayor, descubrir a partir de qué mes el gasto de telefonía se ha empezado a disparar o conocer cuál es el servicio que provoca un gasto mayor en la compañía.

Además, todos los datos obtenidos en el análisis se comparan en el sistema con el resto del mercado para poder visualizar oportunidades de mejora y ahorro.

Aunque con la información que se obtiene a través de EPItoolbox todos los departamentos de la empresa pueden tomar mejores decisiones, uno de los que se beneficia más de estos datos es el departamento de compras. Gracias a esta solución, los responsables de este departamento pueden decidir mejor los servicios que tienen que contratar.

EPItoolbox, el mejor aliado del departamento de compras

Los negocios que utilizan EPItoolbox permiten que los responsables del departamento de compras tengan la información necesaria con la finalidad de contratar el servicio de telefonía que ofrezca mejores prestaciones y un precio más ajustado. Además ofrece una visión completa de los gastos en telefonía de la organización para así tomar las medidas oportunas y conseguir el máximo ahorro.

En definitiva, EPItoolbox se ofrece a las empresas como la mejor solución para controlar el gasto en telefonía.


Soluciones TEM: diseñadas para el control del gasto

Soluciones TEM: diseñadas para el control del gasto

El control del gasto de telecomunicaciones es uno de los asuntos que siempre preocupa a las empresas, a pesar de que está demostrado que su optimización les puede aportar numerosos beneficios. Se calcula que una compañía se podría ahorrar el 80% del importe total que pagan por sus servicios de voz y datos. No obstante, muchas organizaciones desconocen este ahorro y tampoco saben qué hacer para reducir el gasto en telecomunicaciones más bien, no saben por dónde empezar. Para facilitar este proceso, muchas empresas han optado ya por recurrir a soluciones tecnológicas diseñadas específicamente para el control del gasto en telecomunicaciones. Son tecnologías que se conocen con el nombre de TEM (Telecom Expense Management).

Con una solución de este tipo, los responsables de las compañías se olvidan que tienen que lidiar con una gran cantidad de facturas, para tratar de descubrir qué servicio es el que está produciendo un gasto mayor y cuál es el trabajador que está invirtiendo más dinero en telefonía. Solo tienen que acceder a un sencillo e intuitivo panel de control.

Ofrecen una visibilidad completa del gasto en telecomunicaciones a través de un sencillo panel

Con una tecnología de este tipo implementada en la organización, un usuario puede obtener una representación visual de todos los datos relevantes sobre los servicios de telecomunicaciones, tanto fija como inalámbrica. Una solución muy visual que permite localizar cuáles son las claves del ahorro de manera sencilla.

A través de un simple e intuitivo panel de control, la empresa puede saber, por ejemplo, el impacto de los cargos por superar el límite de datos. Con toda esta información obtenida, la compañía puede analizar mejor la situación y así tomar la mejor decisión para evitar cargos en el futuro.

Simplifican el análisis del gasto en telecomunicaciones

En las empresas el personal de gestión se enfrenta cada mes al reto de tener que analizar las facturas de los servicios de telecomunicaciones contratados. Pero las operadoras no se lo ponen fácil a las organizaciones, ya que les facilitan documentos complejos. Además, como las tarifas son cambiantes, muchas veces los gestores no saben si realmente la tarifa contratada es la más adecuada para sus necesidades actuales.

Para facilitar la tarea de analizar cada mes el gasto derivado de los servicios de telecomunicaciones, existen las soluciones TEM. Herramientas muy útiles, sobre todo, para el personal del departamento de compras. Con una solución de este tipo, la empresa obtiene más información útil para negociar nuevos contratos con las operadoras.

Son útiles para que el departamento de compras ahorre costes

Telecom Expense Management

Una de las principales misiones del personal de compras es el ahorro de costes, controlando el gasto en bienes y servicios. Para conseguir reducir los gastos de una compañía es muy importante la evaluación constante de las facturas de gastos para comprobar si se está pagando realmente el mejor precio posible.

El departamento de compras puede seguir distintas estrategias para reducir los costes de telecomunicaciones. En las pymes esta suele estar orientada a la comparación de precios para encontrar el mejor del mercado. Por otro lado, en las grandes empresas, a negociar contratos por volumen. La solución TEM encaja perfectamente en ambos casos.

La mejor solución TEM para disponer de información estructurada para su análisis

Para todo esto, EPItootlbox se presenta como la mejor solución TEM, ya que ofrece un completo panel de control desde el que se puede visualizar toda la información relacionada con el consumo de telecomunicaciones de la organización.

Desde ese panel, intuitivo y fácil de utilizar, se puede visualizar el gasto en telefonía móvil o fija por usuario, por departamento, etc.; controlar la trazabilidad de los activos y gestionar el inventario de los distintos terminales.

En definitiva, EPItoolbox es la mejor solución TEM para tomar el control del gasto de la empresa en telecomunicaciones.


EPItoolbox Control de todos los costes telefónicos de los departamentos

Control de todos los costes telefónicos de los departamentos

Las empresas demandan soluciones que les permitan controlar el coste de la telefonía en todos los departamentos y reducir el tiempo asociado a esta gestión. Son necesidades clave, sobre todo, en grandes y medianas corporaciones en las que existen distintas áreas de negocio. Así lo indica la consultora tecnológica Gartner en su último informe sobre el mercado TEM.

Un problema común al que se enfrentan casi todas es que no es extraño que cada departamento aborde sus necesidades en telefonía de forma distinta. Esa dispersión en la estrategia TEM impide tener un conocimiento fehaciente del uso de los servicios telefónicos contratados, lo que impacta negativamente en el montante total destinado a cubrir ese concepto dentro de las organizaciones.

Centralizar su gestión es crítico para poder entender, controlar, optimizar y aumentar la eficiencia de los costes telefónicos. Para ello resulta imprescindible contar con plataformas avanzadas que permitan visualizar tanto de forma global como detallada el porqué de cada gasto.

Eso es lo que proporciona la solución cloud EPItoolbox. De un simple vistazo, de una manera totalmente intuitiva, es posible aplicar diferentes filtros para conocer desde múltiples perspectivas la razón de los gastos en telefonía; por ejemplo, cuáles han sido los costes de cada departamento en un mes, qué evolución han tenido respecto a periodos anteriores, qué usuarios consumen más al mes, al trimestre, cada seis meses, etc. Es el primer paso para poder controlarlos.

¿Qué información sobre el gasto telefónico se puede visualizar con EPItoolbox?

Las organizaciones que utilizan EPItoolbox pueden ver en un cuadro de mando toda la información necesaria para ser conscientes del gasto telefónico de los distintos departamentos. Las empresas acceden automáticamente a datos clave para tomar las mejores decisiones encaminadas a racionalizar el consumo/gasto telefónico, sin tener que perder tiempo y recursos humanos en recopilarlos.

Estos son algunos de los datos que pueden visualizarse:

  • El gasto total por cada departamento.
  • Los usuarios que gastan más en telefonía de cada departamento.
  • El detalle del gasto en telefonía de cada usuario.
  • El inventario de los terminales de la empresa.

Con EPItoolbox una empresa puede controlar el gasto telefónico por departamentocta-trial EPItoolbox Horizontal

La plataforma EPItoolbox proporciona a las compañías reportes que recogen los gastos de telefonía por departamento atendiendo a muy diferentes aspectos. Por ejemplo, los informes pueden incluir el importe total y el porcentaje de crecimiento (o decrecimiento) respecto a un periodo consultado. Además, es posible mostrar mediante gráficos la evolución del gasto en los últimos meses, semanas o días. Todos estos parámetros son personalizables en función de las preferencias de cada usuario.

Facilita el control del gasto telefónico de cada trabajador del departamento

Con la solución EPItoolbox también puede visualizarse fácilmente qué empleados de cada uno de los departamentos son los que gastan más en telefonía dentro de un periodo determinado. Esta información alcanza una alta granularidad si así se desea para conocer qué porcentaje de ese gasto corresponde a qué servicio telefónico en concreto: voz, datos, vídeo.

Al margen del consumo/gasto en telefonía por usuario, las empresas también están muy interesadas en encontrar plataformas TEM que les permitan controlar el parque de dispositivos que tienen las diversas áreas departamentales. EPItoolbox es una solución de referencia para cubrir estas necesidades.

Proporciona el detalle del gasto telefónico de cada usuario 

Con esta solución TEM, una empresa puede obtener el gasto detallado de cada servicio de telefonía por usuario. De esta forma, se puede controlar al máximo el gasto telefónico de cada trabajador por departamento y se puede saber cuál es el gasto de datos, de voz, de SMS, etc. de cada empleado.

Al margen del gasto que hacen los usuarios en telefonía, las empresas también buscan soluciones TEM que les permitan controlar el inventario de todos los departamentos.

Permite un control de todo el inventario de los terminales de los distintos departamentos

El trabajo distribuido (es decir, la construcción de equipos con personas que pueden estar en diferentes lugares geográficos) es una tendencia creciente y la movilidad empresarial cotiza al alza. En este sentido, un estudio de IDC Research en colaboración con Telefónica apunta que el 68% de las organizaciones en España han implementado o están en pleno proceso de implementación de una estrategia de movilidad.

En este nuevo contexto laboral, es indudable el valor de una solución como EPItoolbox que permite controlar los teléfonos móviles y los terminales de telefonía de los empleados, muchos de los cuales los utilizan como escritorios virtuales para acceder a las aplicaciones críticas de negocio. Es la llamada Ultramovilidad a la que se refieren IDC y Telefónica en el informe mencionado anteriormente.

Uno de los principales beneficios que ofrece una solución TEM avanzada como EPItoolbox, y que la diferencia de otras de la competencia, es su eficacia a la hora de controlar y gestionar todos los activos de telefonía de la empresa.

Con la plataforma cloud EPItoolbox las organizaciones son capaces de:

  • Mantener un registro del inventario.
  • Monitorizar los distintos equipos y dispositivos.
  • Localizar aquellos terminales que no se utilizan para desecharlos o reciclarlos.
  • Eliminar servicios asociados a los terminales en desuso.

EPItoolbox permite avanzar a las empresas en la transformación digital del proceso de gestión y control de los costes de telefonía tanto a nivel corporativo como departamental para identificar rápidamente cualquier oportunidad de mejora.


Solución TEM para la trazabilidad de todos los activos de la compañía

Trazabilidad de todos los activos de la compañía

Los teléfonos móviles han ido aumentado la complejidad de la gestión de la telefonía de la empresa. Cuantos más dispositivos hay en la compañía, mayor es el volumen de facturas que hay que gestionar. Una realidad que puede derivar en un descontrol de los gastos, si no se cuenta con las herramientas apropiadas, como por ejemplo una solución TEM.

Este descontrol es el motivo de una insatisfacción por parte de los directivos financieros. Según una encuesta de Numsight para Sodexo, la insatisfacción de los directivos financieros españoles con la gestión de gastos se eleva hasta el 65,4%. La insatisfacción de los directivos financieros europeos asciende hasta el 57%.

Además, el uso de Smartphones ha disparado la movilidad empresarial, una realidad cada vez más creciente que puede aportar descontrol a la gestión de los activos, si no se cuenta con los recursos adecuados. Según un estudio de IDC en colaboración con Telefónica, el 68,8% de las empresas encuestadas ya ha implementado, está desarrollando o ha empezado a definir una estrategia de movilidad.

En este contexto, las organizaciones poseen un gran aliado, EPItoolbox, la solución TEM más avanzada del mercado para el control de la telefonía empresarial y el inventario de terminales.

La gestión del inventario de terminales es una de forma parte de las características principales de los software dedicados a la gestión del gasto telefónico (Expense Telecom Management, TEM) y aporta distintos beneficios económicos a las compañías.

Beneficios económicos de la trazabilidad de activos

Hoy en día, las organizaciones aprovechan TEM para identificar cómo las tecnologías de la información y las comunicaciones contribuyen a la creación de valor. Esto es particularmente evidente cuando la gestión de activos de TI (ITAM) es parte de un programa TEM desde su inicio, ya que ITAM proporciona el nivel adecuado de visibilidad y seguimiento requerido para cumplir verdaderamente con la promesa de ahorro de costos, eficiencia del flujo de trabajo y responsabilidad.

Un estudio de AOTMP, una asociación líder de la industria de gestión de gastos de telecomunicaciones, descubrió que esta visibilidad puede generar ahorros de costes y beneficios operativos de diversas maneras. Según su investigación, la implementación de un programa TEM que incorpora capacidades de ITAM puede generar un ahorro de costes del 400% durante las auditorías, otro 400% en optimización y un 300% en negociaciones de contratos.

Todas estas ventajas se concentran en EPItoolbox, la mejor solución TEM que ofrece a las organizaciones distintos beneficios.

Las ventajas de EPItoolbox en el control del inventario de terminales de la empresa

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La gestión del inventario de EPItoolbox aporta estos cuatro beneficios a las compañías:

1.- Detección de discrepancias

El programa se encarga de cruzar de manera automatizada la factura contra el inventario de la compañía para así poder detectar líneas no inventariadas, tarifas incorrectas y altas de líneas no identificadas, entre otras cuestiones.

2.- Inventario centralizado

La herramienta controla todo lo necesario para que la empresa pueda optimizar su inventario. Desde un único aparato la compañía puede realizar una gestión completa del inventario. Puede administrar usuarios, líneas, terminales y tarjetas SIM.

3.- Control de terminales

Con la solución EPItoolbox una compañía puede controlar los movimientos de todos sus terminales y obtener toda la información referente a los mismos. Por ejemplo, saber cuántos terminales se han entregado, a quién y cuándo. Desde un sencillo e intuitivo dashboard, se puede visualizar en segundos todos los terminales y controlar el stock.

4.- Optimización continua

La solución cuenta con un sistema de inteligencia que permite reducir el tiempo dedicado a la administración del inventario. Facilita y simplifica el control de activos no asignados, las líneas que no se están utilizando, el stock de terminales, etc.

EPItoolbox es la solución TEM que aporta más beneficios a las empresas que quieren gestionar la trazabilidad de todos los activos


Cómo evitar los Bill Shock gracias a un control efectivo del roaming

Cómo evitar los Bill Shock gracias a un control efectivo del roaming

La movilidad es una de las grandes tendencias que definen la era digital actual. Tener la capacidad de estar conectado con independencia del lugar, el momento o el dispositivo que utilicemos se ha convertido en un requisito clave para el desarrollo del negocio. En este escenario, las organizaciones se enfrentan al reto que supone gestionar adecuadamente y mantener bajo control el coste de todos los dispositivos móviles de su fuerza de trabajo. En este punto, el roaminpuede convertirse en un verdadero dolor de cabeza para las empresas. Los medios de transporte modernos permiten que lleguemos al rincón más alejado del planeta en tan solo unas horas, sin embargo, las políticas comerciales de los operadores de telecomunicaciones todavía no nos permiten mantener las condiciones de las tarifas contratadas en cualquier país del mundo. La reciente desaparición del roaming en los países de la Unión Europea ha supuesto un avance importante pero, desgraciadamente, las compañías con actividad fuera de esta zona geográfica tienen que seguir sufriendo las consecuencias de esta política y asumir el coste extra que ello supone.

Afortunadamente, existen soluciones de gestión del gasto de telefonía empresarial que pueden ayudar a las organizaciones a controlar el sobrecoste por el consumo de voz y datos en roaming y a evitar ser presas del temido “Bill Shock” en el momento de recibir la factura del operador.

EPItoolbox, la herramienta que mejor controla el roaming

Todas las organizaciones son conscientes de lo compleja e intensiva en recursos que puede llegar a ser la gestión del día a día de las comunicaciones, así como el control de costes asociados a las mismas. EPItoolbox es una solución de gestión y control de los costes de telefonía que permite a las empresas avanzar en su transformación digital, adaptando al nuevo entorno todo lo que tiene que ver con la administración (procesos, costes, inventario y reporting) de las comunicaciones, donde, por supuesto, se incluye el control del gasto por roaming.

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EPItoolbox es capaz de gestionar el roaming a través de la definición de perfiles, recomendación de tarifas y el control del gasto. La herramienta ofrece un tratamiento granular de la factura por tipo de coste, que permite a la empresa disponer del histórico de consumo por clase de tráfico (Nacional/Roaming), origen (Voz/Datos) y categoría por cada usuario y línea. EPItoolbox también se encarga de generar, de forma automática, un informe mensual detallado de consumo que es descargable, lo que facilita a la empresa la toma de decisiones.

Por otra parte, EPItoolbox ofrece a las organizaciones recomendaciones sobre las tarifas disponibles que mejor pueden adaptarse a sus necesidades y que pueden suponer un ahorro en concepto de roaming.

En definitiva, con EPItoolbox las organizaciones son capaces de obtener toda la información necesaria para una toma de decisión acertada en lo que a la contratación de servicios de telefonía en otros países se refiere, ayudándoles a ser más operativas y competitivas en un mundo en el que ya no hay fronteras.


gestión de telefonía empresarial

¿Cómo gestionar la telefonía empresarial?

En un mundo en el que tanto cosas como personas están permanentemente conectadas, las comunicaciones se han convertido en un factor clave a la hora de garantizar el correcto desarrollo del negocio de cualquier empresa y es necesaria alguna solución para gestión de la telefonía empresarial. Las compañías compiten en un entorno global y por ello necesitan asegurar que su fuerza de trabajo pueda tener en todo momento acceso a los datos corporativos y comunicarse con el resto del mundo con independencia del lugar o del momento en el que se encuentre.

Las organizaciones se han venido beneficiado de una paulatina reducción de costes en sus servicios de comunicaciones, algo que facilita su labor. Sin embargo, este hecho tan positivo ha provocado también que en muchas de ellas el control de estos gastos haya dejado de ser una prioridad. Cuando se trata de una micropyme, con pocas líneas y móviles, no suele haber problema, pero en el caso de una gran corporación, con miles de líneas y dispositivos que es necesario dar de alta o de baja cada día, o con usuarios que cambian de país o de continente con frecuencia, los costes de telefonía pueden moverse entre parámetros muy amplios y su administración se complica.

En esta realidad, cada vez son más las compañías que están poniendo orden en sus recursos de comunicaciones a través de herramientas de gestión de telefonía empresarial como EPItoolbox, que pueden ofrecer información valiosa y contribuir a incrementar la competitividad de la empresa.

Detectar quién gasta más y cómo se gasta

Cuando una organización apuesta por una solución de gestión de telefonía adquiere fácilmente toda la información clave sobre líneas, tarifas, dispositivos, consumo… lo que le permite mejorar su eficiencia y rentabilidad.

Gracias a una solución de este tipo es posible conocer, por ejemplo, quiénes son los usuarios con consumos por encima de la media y establecer si esa línea no cuenta con un paquete de voz y datos apropiado a las necesidades y actividad del empleado o si, por el contrario, se está haciendo un uso poco adecuado.

Controlar el roaming

Los constantes viajes de empleados a distintas zonas geográficas del mundo pueden llevar aparejado un incremento en el gasto en telefonía de las organizaciones debido, sobre todo, a las políticas comerciales de los operadores, que incluyen factores como el roaming.

Soluciones como EPItoolbox son capaces de gestionar el roaming a través de la definición de perfiles, recomendación de tarifas y el control del gasto. Esta herramienta ofrece un tratamiento granular de la factura por tipo de coste, que permite a la empresa disponer del histórico de consumo por clase de tráfico (Nacional/Roaming), origen (Voz/Datos) y categoría por cada usuario y línea. EPItoolbox también se encarga de generar, de forma automática, un informe mensual detallado de consumo que es descargable, lo que facilita a la empresa la toma de decisiones.

Paquetes siempre adaptados a las necesidades de la empresa

Actualmente, la mayoría de las empresas contratan a sus proveedores de comunicaciones paquetes de comunicaciones que establecen un precio fijo a cambio de un número determinado de megas y de minutos al mes. Esta práctica les induce a pensar que tienen bajo control sus costes de telefonía, pero la realidad es muy diferente.

Está demostrado que aproximadamente el 10 % de las líneas de una empresa no tienen actividad. A pesar de ello, al formar parte de un paquete contratado, pagan como el resto. Por otra parte, un gran número de líneas suele tener paquetes sobredimensionados a las necesidades del usuario, lo que supone un sobrecoste importante en la factura. Por el contrario, existen usuarios que por su actividad profesional consumen mucho más de lo que su paquete les permite. En estos casos, cuando se supera el límite de datos contratado, los usuarios se exponen a una reducción de la velocidad, lo que puede acabar afectando a su productividad.

Una solución de gestión de telefonía como EPItoolbox puede alertar a la empresa sobre las líneas que no tienen actividad, y también puede analizar los consumos de cada una de ellas, recomendando el paquete más ajustado a cada necesidad.

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Control de facturas

Una empresa que contrata una herramienta para administrar la telefonía empresarial es capaz de controlar de manera automatizada toda la facturación de los operadores, cruzando la información con las condiciones del mismo para poder, de esta manera, detectar cualquier desajuste y enviar una reclamación a la operadora de forma automática. Soluciones como EPItoolbox también identifican consumos premium (llamadas a números 807 o mensajes que llegan al dispositivo sin que hayan sido solicitados), informando al usuario y reclamando ante el operador.

Todo esto hace que las soluciones de gestión de telefonía se conviertan en un aliado clave a la hora de detectar cualquier error o incidencia en la factura mensual.

EPItoolbox, la herramienta para la gestión de la telefonía empresarial

EPItoolbox logra que las organizaciones cuenten con un control exhaustivo de sus servicios de telefonía, racionalizando sus costes y mejorando la productividad tanto de los usuarios como de departamentos como el Financiero, Compras o TI.

EPItoolbox es, sin duda, la mejor herramienta de gestión de telefonía empresarial disponible actualmente en el mercado.


imputación contable automática de las facturas telefónicas

Imputación contable automática de las facturas telefónicas

El estudio de la asociación ETMA (Enterprise Technology Management Association), anteriormente TEMIA (Technology Expense Management Industry Association), ‘Technology Expense Management RFP for Business Process Outsourcing’ revela los beneficios que supone para las empresas realizar un efectivo programa de Telecom Expense Management (TEM). Según estos datos, se pueden lograr ahorros de hasta el 15% en la gestión de inventario y un 25% en la obtención de mejores contratos.Los destacados ahorros económicos que proporcionan las soluciones TEM en el día a día de una empresa son posibles gracias a la utilización de un tipo de programa específico que permite, entre otras funciones, la imputación contable automática de las facturas telefónicas, un proceso que ofrece muchos beneficios empezando por la reducción de errores humanos.

Los beneficios de la imputación contable automática de las facturas telefónicas

El uso de plataformas que automaticen las tareas de contabilidad y de facturación de los servicios de telefonía aporta a las organizaciones múltiples ventajas. Apuntamos las principales:

1.- Disminuyen los errores de contabilidad

Cuando una empresa utiliza una solución que automatiza la facturación se evitan los errores propios de la introducción manual de los datos de las facturas. Además, se pierde menos tiempo en revisar las facturas en busca de fallos.

2.- Libera recursos humanos para destinarlos a tareas de más valor

Las compañías que utilizan programas informáticos que automatizan las facturas telefónicas pueden aprovechan mejor la fuerza de trabajo. En este sentido, los empleados pueden dedicarse a realizar tareas de más valor añadido, en lugar de estar inmersos en procesos tediosos de introducción de datos.

3.- La empresa se adapta mejor a las puntas de demanda

Las organizaciones que apuestan por una solución que se encargue de automatizar la imputación contable del gasto de los servicios de telecomunicaciones se ajustan mejor a los periodos de alta demanda. De esta forma, se evita tener que establecer horas extras o contratar más personal cuando se producen puntas de trabajo.

4.- Se ahorran costes

 La imputación manual de facturas implica una serie de costes como aquellos asociados a la impresión de las mismas o el tiempo que un trabajador pierde en introducir a mano las facturas.

5.- El retorno de la inversión es prácticamente inmediato

No hay que esperar mucho tiempo en registrar los primeros beneficios. Como el periodo de implementación de una plataforma que automatice las facturas es muy breve, una empresa puede beneficiarse pronto de sus ventajas. El departamento financiero no ve alterada su productividad en negativo, sino en positivo. Cosa que hace que la empresa pueda recuperar la inversión realizada en poco tiempo.

6.- Facilidad de uso

Los trabajadores no dependen del personal IT para automatizar la imputación de facturas, ya que los mejores programas son sencillos de utilizar e intuitivos. La instalación y la puesta en funcionamiento de las aplicaciones más avanzadas que automatizan el proceso suele ser rápida.

7.- Mayor acceso a las facturas imputadas

Las mejores plataformas que se dedican a la imputación automática de facturas no solo realizan el proceso de introducción de los datos, sino que archivan las facturas para que sean más fáciles de recuperar cuando sea necesario.

EPItoolbox, la mejor solución para la imputación automática de facturas telefónicas

Las organizaciones que deseen aprovechar las ventajas de imputar automáticamente las facturas y de integrar un programa TEM cuentan con EPItoolbox, la mejor solución para este propósito.

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Se trata de una solución cloud que se encarga de gestionar de manera automática todos los gastos de la empresa en telefonía y telecomunicaciones. Con ella cualquier empresa de tamaño medio puede liberarse de la complejidad de realizar estas tareas utilizando Excel así como de los riesgos y la lentitud de los procesos manuales.

Con la plataforma EPItoolbox las compañías dan un paso adelante en la transformación digital del proceso de gestión y control de los costes de telefonía.


control de la telefonía de la empresa

Consejos para el control de la telefonía de tu empresa

En los planes de racionalización del gasto de las empresas, la telefonía es un elemento fundamental que no siempre se tiene en cuenta. Obviamente, es un recurso recurrente e imprescindible para el desarrollo óptimo de los procesos de negocio, pero mal gestionado puede ocasionar un goteo continuo de dinero desperdiciado que podría invertirse en áreas de mayor valor empresarial que impulsen su competitividad.

La mayor parte de las organizaciones se sorprenderían si hicieran un estudio pormenorizado de su facturación por telefonía ya sea fija, móvil o VoIP. Las duplicidades, las líneas infrautilizadas, los consumos fuera de control, los departamentos y los perfiles de usuarios sobredimensionados… son algunas de las circunstancias que provocan gastos injustificados.

El problema de fondo en la mayoría de las compañías es que la telefonía de tan normalizada que está se olvida como activo potencial de ahorro. Tanto que se llega al punto de dejar operativas líneas y terminales móviles de empleados que han abandonado la empresa.

Un mejor control del gasto en telefonía comienza por identificar claramente cuánto se paga y en qué conceptos, para en la siguiente fase renegociar con los proveedores nuevas condiciones que se ajusten más a las necesidades reales de la organización, consiguiendo las ventajas y descuentos que sean posibles.

Sea cual sea el sistema de telefonía que una compañía haya implementado, esta tiene seis formas distintas para controlarlo.

Seis maneras de controlar la telefonía de tu empresa

 1.- Control de costes automatizado

Cuando una empresa implementa un sistema automatizado de carga de facturas de telefonía y detección inteligente de errores de facturación, es capaz de controlar mejor los gastos que genera su telefonía.

 2.- Inventario centralizado

Si una empresa despliega en una única plataforma líneas móviles, terminales y usuarios para crear un inventario que centralice todos los activos de telefonía de la organización, puede controlar mejor su propia telefonía.

3.- Gestión simplificada

Si se aplica la máxima ‘menos es más’ en la administración de los recursos, se facilita la toma de decisiones y el control sobre el propio negocio. Al utilizar  herramientas que simplifiquen la gestión, además de facilitar la administración diaria y la toma de decisiones, se consigue un control mayor.

4.- Automatización de la imputación contable

Al implementar una tecnología que permita generar de manera automatizada la imputación contable por departamento, las empresas son capaces de controlar mejor sus finanzas.

5.- Control del roaming

Cuando un empleado tiene que viajar al extranjero siempre existe el riesgo de encarecer la factura telefónica por la imputación de costes extra por roaming. Para evitar el ‘Bill Shock’ (sorpresas en la factura) las empresas pueden implementar herramientas que permitan controlar el roaming de los distintos dispositivos de los trabajadores en itinerancia.

6.- Generación de informes claros y sencillos

Las empresas se mueven en un mar de datos que en algunos momentos puede resultar abrumador. Afortunadamente, para poder gestionar toda esta cantidad de información han surgido herramientas que permiten visualizar todos estos datos en forma de informes claros, sencillos y dinámicos que hacen posible controlar los costes de telefonía en toda su dimensión, tanto desde el origen como en su evolución.

EPItoolbox ofrece a las organizaciones la mejor solución para tomar el control de su telefonía y avanzar a la competencia en el mercado.

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