facturas telefonicas validacion automática

Cómo ahorrar con la validación automática de facturas telefónicas

Año tras año, la telefonía es uno de los sectores que recibe un mayor número de reclamaciones. Según la OCU (Organización de Consumidores y Usuarios), fue el más reclamado en 2018. Estas reclamaciones suelen estar relacionadas con una facturación excesiva, cargos adicionales, suscripciones a servicios premium de terceros, problemas para darse de alta o de baja, la portabilidad… Los errores en las facturas de los servicios de telecomunicaciones son muy habituales. Buena parte de ellos provienen del cobro de números especiales 902 y de las suscripciones extras, a pesar de que ese tipo de llamadas estén restringidas así como el acceso los servicios premium. A estas se unen otras quejas al no aplicarse las condiciones establecidas en los contratos.

Plan para optimizar la factura de telefonía

Los desfases continuos en las facturas de telefonía se convierten en un gasto recurrente que puede complicar la ejecución de los presupuestos de los departamentos y de la organización en general. Es crítico controlarlos para que no tengan un impacto económico negativo.

Las empresas tienen dos opciones. Por una parte contratar personal para que de manera manual revisen todas las facturas, una por una, comparándolas con los contratos de los distintos servicios de telecomunicaciones que se tienen. O bien, utilizar una solución tecnológica capaz de cotejar y validar de forma automática lo contratado con lo que reflejan las facturas.

La segunda alternativa es la que aporta mayores ahorros en tiempo y económicos. Invertir en una solución TEM (Telecom Expense Management) especializada en el control del gasto telefónico permite a las empresas validar automáticamente las condiciones de las operadoras y lograr pagar solamente por lo que se ha contratado, sin cargos adicionales.

Un sistema TEM reduce los gastos en personal, liberando al ya existente de tareas administrativas para dirigir su talento a tareas de mayor valor. Además, su tecnología avanzada puede llegar a proporcionar a las compañías un ahorro al mes de hasta el 80% en la factura de telefonía.

Gastos de telecomunicaciones: Ventajas de validar las facturas automáticamente

La pérdida de tiempo, los errores humanos y la falta de rapidez en procesar las facturas, y por tanto de revertir los fallos que se detecten para reducir inmediatamente el gasto, son las principales desventajas de una gestión manual de la facturación de los activos y servicios de telefonía.

Por el contrario, contar con una solución TEM que realice una validación automática de los datos que incluyen las facturas de telecomunicaciones cotejándolos con las condiciones de los activos y servicios contratados tiene grandes ventajas:

  • Verificación de grandes conjuntos de datos. Validación de decenas de facturas en unos pocos segundos, frente a las horas o los días que supondría una validación manual.
  • Liberación de recursos humanos internos. Reasignación del personal a tareas de mayor valor productivo, evitando que lleven a cabo labores tediosas y rutinarias.
  • Validación en tiempo real. La automatización realiza los procesos al momento, sin demoras. La tecnología supera notablemente al ser humano incapaz de visualizar y validar a la vez.

Todos estos son beneficios que pueden disfrutar las empresas que implementen el recurso TEM más avanzado del mercado, EPItoolbox.

Por qué EPItoolbox es la mejor herramienta para procesar automáticamente las facturas de telefonía

Telecom Expense Management

EPItoolbox es la solución TEM líder en España y lo es por funcionalidades como la que estamos tratando en este post. Esta plataforma cloud es capaz de descargar de forma automática las facturas de las operadoras con las que trabaje la empresa cuando se generan y validar si cumplen con las condiciones contratadas.

Para ello realiza un cruce automático entre los conceptos de la factura y lo acordado que detecta las discrepancias y el porqué de las mismas para preparar, de forma instantánea, una reclamación al operador.

Estas capacidades avanzadas convierten a EPItoolbox en una solución crítica para que las empresas controlen las facturas y los gastos en telefonía. Con ella los costes de los servicios de telecomunicaciones se ajustarán siempre a lo establecido en los contratos.


gestion del inventario centralizada

Gestión centralizada del inventario de telefonía para controlar y facilitar el servicio

La gestión del inventario es una operativa crítica en las empresas, permite gestionar correctamente los bienes y activos con los que cuenta además de conocer sus costes y rentabilidad. Los servicios de telefonía forman parte de estos y como tales demandan una atención concreta. Una solución TEM (Telecom Expense Management) avanzada facilita notablemente este proceso.

Con un sistema TEM es posible realizar un inventario centralizado de todos los servicios y activos de telefonía que existan en la empresa, combinando datos críticos de líneas móviles, terminales y usuarios en una única plataforma. Contar con este tipo de solución resulta especialmente útil para los departamentos de Helpdesk.

La gestión del inventario de telecomunicaciones, clave para el departamento de Helpdesk

Muchas de las incidencias a las que tienen que dar solución las áreas de Helpdesk tienen que ver con los servicios de telecomunicaciones que ofrecen a sus empleados las organizaciones: ampliación de megas, robo de terminales, accesos a roaming… Para poder dar respuestas rápidas y eficaces, es fundamental que su personal pueda acceder de forma fácil a toda la información relacionada con los servicios y productos contratados en este ámbito.

Trabajar con un inventario estructurado y controlado no solo agiliza el trabajo del departamento de Helpdesk y aumenta su productividad, sino que su eficacia impacta en la calidad de trabajo de los empleados que solicitan su ayuda al resolver rápidamente sus demandas. Los beneficios de gestionar y controlar el inventario de telefonía se expanden a toda la empresa.

Principales beneficios de contar con un inventario de telefonía estructurado

Llevar a cabo una gestión del inventario de los servicios y activos de telefonía óptima reduce el tiempo de trabajo del personal de Helpdesk, lo que lleva implícito un ahorro en costes laborales.

Pero además de esto, el control del inventario no solo asegura que se van a proporcionar adecuadamente los recursos de telefonía según las necesidades de cada perfil de usuario, sino que permite controlar su gasto. Y es que solo conociendo lo que se tiene y para qué se usa se pueden optimizar los bienes existentes.

Un sistema avanzado TEM ofrece información muy valiosa y en tiempo real para que las organizaciones puedan planificar mejor su estrategia en telefonía y tomar decisiones correctas que beneficien más al negocio.

Una administración adecuada de las líneas fijas y móviles, las tarjetas SIM, los terminales y los servicios de telecomunicaciones es crítica para que las organizaciones reduzcan costes y minimicen los riesgos de seguridad y fraude.

Optimizar los costes con una gestión eficaz del inventario de recursos de telefonía

Telecom Expense Management

Con un sistema TEM avanzado las organizaciones tienen un conocimiento preciso de los recursos que poseen, lo que les permite prever y hacer frente a una mayor o menor demanda de servicio en las mejores condiciones.

Para ello es fundamental ser consciente de discrepancias que pueda haber en el inventario, lo que se consigue estableciendo un registro de auditoría en el que se especifiquen todo tipo de detalles como artículos dañados, robados, perdidos, etc.

Esta información es transcendental para que la empresa sepa en todo momento qué necesidades tiene de adquirir nuevos servicios y productos o cómo puede reemplazarlos por otros que aporten mejores rendimientos.

Todas estas ventajas solo las ofrecen soluciones TEM avanzadas. Es el caso de EPItoolbox, una solución cloud que permite controlar en una única plataforma toda la información de los servicios contratados, los usuarios y el parque de terminales para tomar el control completo del inventario.

¿Cómo controla una organización el inventario de telefonía con EPItoolbox?

EPItoolbox es una solución que facilita la transformación digital del proceso de gestión y control de costes de telefonía. El control centralizado del inventario es una de sus principales aplicaciones.

En una única consola, los administradores tienen acceso a un informe completo y detallado de todos los servicios de telecomunicaciones contratados por la empresa. El sistema cruza de forma automática las facturas contra el inventario detectando discrepancias que pueda haber, desde líneas no inventariadas, altas no identificadas, tarifas incorrectas…

Además, un intuitivo dashboard ofrece una visión completa del stock de terminales y una trazabilidad automática e inteligente de todos los activos reducen el tiempo que exige una gestión del inventario eficaz.

Sin duda, EPItoolbox es una inversión segura para que el personal de Helpdesk trabaje con un inventario estructurado y toda la empresa en conjunto rentabilice al máximo los recursos de telefonía existentes.


Controlar el roaming en las líneas telefónicas empresariales

Controlar el roaming en las líneas telefónicas empresariales

La internacionalización es una de las claves del éxito de los negocios hoy en día. Cada vez más empresas operan en mercados extranjeros, por lo que es muy frecuente que sus empleados deban viajar a distintos países para asistir a reuniones, ferias, congresos... En esos traslados es fundamental que el personal esté comunicado continuamente para poder realizar su trabajo esté donde esté. En este contexto el servicio de roaming, tanto de llamadas telefónicas como de consumo de datos, es decisivo.

Sin duda, la telefonía móvil se ha convertido en un aliado imprescindible en las estrategias de movilidad de las organizaciones. Pero la falta de control cuando se utiliza en el extranjero puede generar sobrecostes que aumenten notablemente las previsiones de gastos, que ya de por sí suponen un esfuerzo: billetes de transporte, alojamiento, dietas…

En este punto es importante recordar que aunque los costes complementarios de roaming se eliminaron en el territorio de la UE en 2017, realizar llamadas de teléfono y consumir datos en el resto del mundo todavía conlleva un suplemento que varía dependiendo del país. Teniendo en cuenta que en la economía globalizada actual la oportunidad puede estar en cualquier sitio, las empresas tienen que tener un plan de roaming eficaz y rentable para poder hacer negocios allí donde surjan.

Las herramientas TEM (Telecom Expense Management) son soluciones tecnológicas diseñadas para controlar el gasto que generan los servicios de roaming sin disminuir su calidad. Cada vez son más las empresas que están apostando por esta tecnología para que el uso de la telefonía en los traslados al extranjero siempre sea una ventaja y no una pesadilla.

Una solución TEM ahorra costes a la empresa con el control del roaming

Telecom Expense Management

Los beneficios que ofrecen las soluciones tecnológicas TEM a los responsables del gasto en telecomunicaciones son muchos. Para empezar, proporcionan una visión completa de en qué países aplican las operadoras sus servicios de roaming e información detallada de las tarifas de itinerancia en cada uno de ellos.

Con estos datos, las organizaciones pueden planificar mejor los viajes de sus empleados y contratar los servicios que ofrezcan un mayor ahorro económico.

Además, una vez activos los planes contratados, el sistema avisa en el momento en el que cualquier usuario supere un límite de gasto preestablecido para que la empresa valore si hay que cortar el servicio, evitando así un sobrecoste en la factura telefónica, o si por el contrario lo permite porque es un caso especial o ya previsto.

Gracias a funcionalidades como estas, las soluciones TEM se han convertido en un activo clave para beneficiarse de las ventajas de la movilidad controlando en todo momento los costes de los servicios de telefonía y telecomunicaciones. Y entre estas EPItoolbox es la solución TEM número 1 en España: cuenta con más de 50.000 líneas gestionadas y 20 años de experiencia en el mercado.

EPItoolbox, la mejor herramienta para controlar el roaming de las líneas telefónicas empresariales

EPItoolbox es un recurso TEM avanzado que permite gestionar y controlar los servicios de telefonía como es el caso del consumo de voz y datos en roaming. Una de sus principales ventajas es que simplifica todo el proceso de gestión por lo que aporta importantes ahorros de tiempo. Y lo hace, por ejemplo, facilitando la definición de perfiles de usuarios, recomendando tarifas y controlando mediante alertas el coste del servicio telefónico para que la factura no se dispare.

Esta solución TEM innovadora proporciona a las empresas conocimiento en tiempo real sobre cuál es el coste de cada servicio y qué empleados están gastando más. Las alarmas al superarse determinada cantidad permiten tomar las medidas necesarias para controlar el gasto.

Todas estas características de EPItoolbox la convierten en la mejor solución para la gestión de los costes del roaming de los trabajadores que viajen al extranjero.