gestion de inventario

Gestionar el inventario para facilitar el servicio y el control

Las empresas tienen que enfrentarse, hoy en día, a distintos retos. Uno de estos es el control del inventario de los servicios que tienen contratados. Para ello, la mejor forma de realizar este proceso es a través de una solución TEM (Telecom Expense Management) avanzada.

Este recurso tiene que proporcionar un inventario de los servicios y activos de telecomunicaciones de una empresa ya que sería muy útil para todos los departamentos, pero en especial para el departamento de Helpdesk.

La gestión del inventario de telecomunicaciones, clave para el departamento de Helpdesk

El departamento de Helpdesk tiene que atender a diario muchas incidencias por parte de los trabajadores de la compañía y muchos de estos problemas están relacionados con los servicios de telecomunicaciones (solicitud de más megas, robo de terminales, etc.). Para poder resolver las consultas con mayor rapidez, su personal necesita poder acceder de forma ágil a los servicios y productos que se tienen contratados en este ámbito.

En este sentido, podemos afirmar que el control del inventario está directamente relacionado con el desarrollo eficiente del departamento de Helpdesk. Si hay descontrol en este ámbito, el personal de Helpdesk lo tendrá más difícil para atender a las consultas de los usuarios y resolverá las incidencias con más lentitud. Asimismo, a una empresa le conviene aprovechar las ventajas de tener un inventario perfectamente organizado.

Los beneficios de contar con un inventario estructurado

La gestión del inventario de una empresa es una de las claves más importantes para controlar mejor el día a día del negocio. Por este motivo, es necesario implementar una buena herramienta que permita facilitar la administración del inventario, mantener un control de todos los activos de la empresa y facilitar el servicio.

Con un buen sistema de gestión de inventarios se obtiene información en tiempo real (y muy valiosa) para ayudar a las organizaciones a planificar mejor y así poder tomar decisiones más acertadas que beneficien más al negocio. Una empresa no se puede permitir el descontrol.

La adecuada gestión de las líneas fijas, móviles y los servicios de telecomunicaciones es una de las formas más importantes de reducir costes y minimizar los riesgos de seguridad y fraude con los que cuenta una organización.

La gestión del inventario optimiza los costesTelecom Expense Management

La administración del inventario disponible aporta a la empresa un conocimiento preciso de los recursos que posee para hacer frente a una mayor o menor demanda de servicio.

Además, la gestión del inventario permite controlar las discrepancias en el mismo, estableciendo un registro de auditoría y controlando los artículos dañados, robados, perdidos, etc.

Es también la mejor forma que tiene una compañía de saber en todo momento qué necesidades puede tener de adquirir servicios y productos o cómo puede reemplazarlos por otros que aporten un mayor rendimiento.

Para poder beneficiarse de todas estas ventajas, las empresas necesitan contar con una solución TEM avanzada como EPItoolbox. Con esta herramienta una entidad puede controlar toda la información de los servicios contratados, los usuarios y el parque de terminales y tomar el control completo del inventario.

¿Cómo controla una organización el inventario con EPItoolbox?

Este recurso proporciona un informe completo de todos los servicios de telecomunicaciones que una empresa tiene contratados para conseguir tener un conocimiento al detalle.

A través de esta herramienta, la empresa obtiene una autogeneración del inventario, una corrección de discrepancias y una trazabilidad de todos los activos. Todo esto para tener un mayor conocimiento de lo que posee relacionado con los servicios de telecomunicaciones y aumentar así la eficiencia de la organización en todos los departamentos y en especial en el departamento de Helpdesk.

En definitiva, EPItoolbox es la solución ideal para que el personal de Helpdesk pueda beneficiarse de tener un inventario estructurado que facilite el servicio y el control.


epitoolbox control del costes

Control de costes de los diferentes servicios de comunicación

Uno de los principales objetivos que tiene el departamento de compras de una empresa es la reducción de los gastos. El personal de dicho departamento se encarga de controlar los gastos de la compañía y procurar que estos se sitúen en niveles bajos. Esta tarea es difícil y complicada ya que las empresas tienen contratados distintos servicios de comunicación. Solo en éstos, las compañías ya presentan un gasto importante y una amplia variedad de proveedores. Afortunadamente, las empresas cuentan con soluciones tecnológicas que permiten controlar todos los gastos de comunicación. Las herramientas avanzadas TEM como EPItoolbox, que ofrece el mejor software para controlar los gastos de la empresa en servicios de telecomunicaciones.

Gracias a EPItoolbox su empresa puede controlar el gasto de todos los servicios de comunicación

EPItoolbox es una solución líder del mercado que ofrece una visión completa de todos los gastos de la empresa en voz y datos. Desde un dashboard intuitivo cualquier usuario del departamento de compras puede acceder a toda la información de la empresa referente al consumo de servicios de comunicación.

Con la información obtenida, el personal del departamento de compras puede negociar con la propia operadora unas mejores condiciones económicas o acudir a la competencia para obtener una contra oferta más atractiva. En este sentido, se puede afirmar que EPItoolbox es clave para el control del gasto de los servicios de comunicación y para aportar información valiosa que ayude a tomar la mejor decisión.

¿Cómo ayuda a controlar el gasto de todos los servicios de comunicación de una empresa?

Telecom Expense Management

Esta solución ayuda a las organizaciones a administrar los gastos de voz y datos de una empresa a través de una única plataforma. Lo que permite que el departamento de compras pueda simplificar de manera integral la gestión de los servicios de comunicación para optimizar los costes.

El personal que trabaja en compras simplifica su trabajo con una solución como EPItoolbox.  Se olvida de tener que recopilar todas las facturas de los distintos servicios de comunicación y analizarlas, una a una, para detectar qué es lo que se puede reducir. Tan sólo tiene que acceder al programa y automáticamente se le mostrará un informe completo de los distintos gastos en los servicios de telecomunicaciones.

Beneficios de EPItoolbox para el departamento de compras

La solución TEM más avanzada del mercado permite optimizar los recursos del departamento y aumentar el poder de negociación con los proveedores de servicios de telecomunicaciones. Al contar con la información detallada sobre el consumo de los distintos servicios de voz y datos, la persona encargada de la sección sabe mejor cómo tiene que encarar una negociación con la operadora del servicio para obtener una mejor oferta.

Otro de los beneficios más destacados para el departamento de compras que presenta nuestra solución es el hecho que permite un seguimiento del uso de los activos de comunicación de la compañía. De esta manera, asegura que la actual infraestructura sea productiva. Con esta herramienta se puede comprobar de una manera sencilla qué activos se están utilizando más y cuáles son los que se están desaprovechando.

El departamento de compras es clave en una empresa para controlar el gasto. No obstante, en muchas ocasiones, sus miembros se sienten abrumados ante la cantidad de facturas que tienen que gestionar.

Para ayudarles a controlar mejor el gasto de los servicios de telecomunicaciones, las empresas que apuestan por EPItoolbox consiguen la mejor solución TEM del mercado.


Cómo reducir la carga administrativa asociada a las telecomunicaciones

Cómo reducir la carga administrativa asociada a las telecomunicaciones

La carga administrativa supone un problema a las empresas que no cuentan con las herramientas de gestión adecuadas. Según un estudio de Adobe a trabajadores europeos, estos dedican 6,8 horas a la semana a realizar tareas administrativas que no forman parte de la actividad principal.

Un tiempo que a la mayoría les impide poder completar su trabajo. El 64% se ven obligados a realizar horas extras para conseguir terminar las tareas. Incluso el 48% de los encuestados afirman que han perdido negocios a causa de realizar tareas administrativas sin buenos resultados.

Además, en una empresa la carga administrativa vinculada a los servicios de telecomunicaciones es muy elevada. Las operadoras no se lo ponen fácil a las compañías, con facturas difíciles de descifrar.

Para reducir el tiempo perdido y el dinero gastado en la administración de las facturas telefónicas, muchas organizaciones están optando por implementar soluciones TEM avanzadas como EPItoolbox.

EPItoolbox reduce la carga administrativa de los servicios de telecomunicaciones

Telecom Expense Management

Uno de los principales problemas que tiene que abordar el departamento de finanzas es la carga administrativa. Por eso, las empresas apuestan por herramientas como EPItoolbox, que automatizan los procesos de gestión.

La solución ofrece al personal del departamento de finanzas un apoyo en la gestión de las facturas telefónicas. Proporciona informes claros y visuales de lo que gastan los distintos usuarios y departamentos de la empresa en servicios telefónicos de voz y datos. Con esta información que obtiene el personal del departamento de finanzas se puede, entre otras opciones, descubrir cuál es el motivo de la subida de la factura del servicio telefónico y realizar las gestiones oportunas para contratar una ampliación del servicio.

Existen 3 principales motivos que explican por qué EPItoolbox reduce la carga administrativa de las telecomunicaciones:

Automatización de procesos

EPItoolbox es una solución IT que automatiza la gestión de la telefonía de una compañía y evita que el personal pierda tiempo en realizar tareas rutinarias que no aportan valor a la empresa.

División de la carga administrativa

Habitualmente, la carga administrativa de una compañía se reparte entre el personal del departamento financiero, de recursos humanos y de administración. Para reducir esta carga administrativa de telecomunicaciones en los tres departamentos, lo mejor es descentralizar su gestión. Si cada usuario cuenta con acceso a un software que permite subir las propias facturas, cada departamento podrá reducir el cuello de botella y agilizar los procesos de gestión de finanzas.

Aprovechamiento de la digitalización

La gestión de las facturas en papel supone un elevado consumo de tiempo, dinero y recursos. Según un estudio de Gartner, los departamentos financieros, de administración y compras dedican entre el 30 y el 40% de su tiempo a realizar gestiones basadas en procesar manualmente facturas que se encuentra en papel. Para ganar tiempo y ahorrar dinero y recursos, EPItoolbox se presenta como la mejor solución. Principalmente porque se trata de una herramienta que permite digitalizar las facturas de telefonía para el tratamiento y la administración automática.

Las empresas se pueden beneficiar de numerosas ventajas si escogen el camino de la digitalización. Esta es clave hoy en día para mejorar los procesos de gestión y reducir la carga administrativa de los servicios de telecomunicaciones.

En definitiva, EPItoolbox es la mejor solución TEM que una empresa puede implementar. Una gran aplicación clave en el proceso de transformación digital.


EPItoolbox Respuesta ágil y avanzada a cualquier consulta

Respuesta ágil y avanzada a cualquier consulta

El departamento de Help Desk es clave para mantener la reputación de la empresa y la confianza de sus clientes. Si estos no ven que se les ofrece un apoyo inmediato y eficaz en la gestión de incidencias, no dudarán en buscar otra compañía que les dé un servicio de soporte acorde con sus expectativas. Para lograr que la ayuda prestada por este departamento responda a los estándares de calidad de sus usuarios un factor imprescindible es poder dar siempre una respuesta ágil y avanzada a cualquier consulta. Y para ello, es necesaria una herramienta que también sea ágil y avanzada. Ahí es donde entra EPItoolbox, una plataforma TEM (Telecom Expense Management) que ayuda a las empresas a controlar su gasto telefónico y que permite que el departamento de Help Desk pueda desarrollar su atención al usuario y resolución de problemas, consultas y dudas de forma rápida y contando con la última tecnología para llevar a cabo su tarea con facilidad.

Gestión desde un único lugar

Telecom Expense Management

Uno de los aspectos que ralentiza y dificulta el desempeño de las funciones en el Help Desk es que los distintos contenidos y funciones se encuentren en diferentes ubicaciones. Con EPItoolbox es posible controlar todos los aspectos clave en una única consola. De esta manera se puede disponer de un inventario optimizado, administrar usuarios, líneas, terminales y tarjetas SIM en un mismo lugar y sin tener que utilizar hojas de cálculo.

También influye la rapidez con la que se pueden realizar las gestiones. Lo ideal sería poder disponer de la información al instante y que la búsqueda de datos no implique destinar un gran volumen de tiempo. EPItoolbox incluye distintos dashboards que permiten ver en cuestión de segundos la planta de terminales y controlar el stock. Se puede, por tanto, saber en todo momento los movimientos de los terminales, cuántos de ellos se han entregado, a quién y cuándo.

Además, ofrece la posibilidad de personalizar un dashboard que muestre la evolución de la salud de las telecomunicaciones de las empresas controlando así los activos ociosos, las discordancias de inventario, los usuarios top, los bonos excedidos, etc. Todos los dashboards del software son dinámicos e interactivos y a la vez permiten conocer en segundos los usuarios top, las localizaciones y costes, entre otros parámetros.

Apuesta por la automatización

Poder dar una respuesta ágil en la resolución de incidencias depende en gran medida de las tareas manuales que se tengan que hacer. En EPItoolbox todas las gestiones que se llevan a cabo se envían automáticamente al operador. Así cualquier acción que se haga en el inventario se comunica de inmediato al gestor (por ejemplo, bajas de líneas, cambios de tarifas o suspensión de SIMs,…)

Asimismo, genera cada mes un informe detallado de consumo que se puede descargar para trabajar con él y puede acceder al histórico de las facturas con una filtración por: tipo de tráfico (nacional/roaming), origen (voz/datos) y categoría por cada usuario y línea.

Otro aspecto que facilita mucho el trabajo en Help Desk es que todas las acciones que se hacen con EPItoolbox son registradas y se pueden visualizar en un dashboard que controla el trabajo derivado de la gestión de la telefonía. Por lo tanto, se muestran las volumetrías de cada tipo de acción: entrega de terminales, cambios de precios, altas de líneas…

En definitiva, EPItoolbox permite un control absoluto de los terminales y acciones realizadas sobre los mismos. Ofrece a Help Desk la ventaja de disponer de la información al instante y resolver las incidencias con mayor rapidez. A su vez, gracias a que gran parte de las gestiones se desarrollan de forma automática, EPItoolbox es la mejor solución TEM que las empresas pueden implementar para controlar el gasto telefónico.