Cómo evitar los Bill Shock gracias a un control efectivo del roaming

Cómo evitar los Bill Shock gracias a un control efectivo del roaming

La movilidad es una de las grandes tendencias que definen la era digital actual. Tener la capacidad de estar conectado con independencia del lugar, el momento o el dispositivo que utilicemos se ha convertido en un requisito clave para el desarrollo del negocio. En este escenario, las organizaciones se enfrentan al reto que supone gestionar adecuadamente y mantener bajo control el coste de todos los dispositivos móviles de su fuerza de trabajo. En este punto, el roaminpuede convertirse en un verdadero dolor de cabeza para las empresas. Los medios de transporte modernos permiten que lleguemos al rincón más alejado del planeta en tan solo unas horas, sin embargo, las políticas comerciales de los operadores de telecomunicaciones todavía no nos permiten mantener las condiciones de las tarifas contratadas en cualquier país del mundo. La reciente desaparición del roaming en los países de la Unión Europea ha supuesto un avance importante pero, desgraciadamente, las compañías con actividad fuera de esta zona geográfica tienen que seguir sufriendo las consecuencias de esta política y asumir el coste extra que ello supone.

Afortunadamente, existen soluciones de gestión del gasto de telefonía empresarial que pueden ayudar a las organizaciones a controlar el sobrecoste por el consumo de voz y datos en roaming y a evitar ser presas del temido “Bill Shock” en el momento de recibir la factura del operador.

EPItoolbox, la herramienta que mejor controla el roaming

Todas las organizaciones son conscientes de lo compleja e intensiva en recursos que puede llegar a ser la gestión del día a día de las comunicaciones, así como el control de costes asociados a las mismas. EPItoolbox es una solución de gestión y control de los costes de telefonía que permite a las empresas avanzar en su transformación digital, adaptando al nuevo entorno todo lo que tiene que ver con la administración (procesos, costes, inventario y reporting) de las comunicaciones, donde, por supuesto, se incluye el control del gasto por roaming.

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EPItoolbox es capaz de gestionar el roaming a través de la definición de perfiles, recomendación de tarifas y el control del gasto. La herramienta ofrece un tratamiento granular de la factura por tipo de coste, que permite a la empresa disponer del histórico de consumo por clase de tráfico (Nacional/Roaming), origen (Voz/Datos) y categoría por cada usuario y línea. EPItoolbox también se encarga de generar, de forma automática, un informe mensual detallado de consumo que es descargable, lo que facilita a la empresa la toma de decisiones.

Por otra parte, EPItoolbox ofrece a las organizaciones recomendaciones sobre las tarifas disponibles que mejor pueden adaptarse a sus necesidades y que pueden suponer un ahorro en concepto de roaming.

En definitiva, con EPItoolbox las organizaciones son capaces de obtener toda la información necesaria para una toma de decisión acertada en lo que a la contratación de servicios de telefonía en otros países se refiere, ayudándoles a ser más operativas y competitivas en un mundo en el que ya no hay fronteras.


gestión de telefonía empresarial

¿Cómo gestionar la telefonía empresarial?

En un mundo en el que tanto cosas como personas están permanentemente conectadas, las comunicaciones se han convertido en un factor clave a la hora de garantizar el correcto desarrollo del negocio de cualquier empresa y es necesaria alguna solución para gestión de la telefonía empresarial. Las compañías compiten en un entorno global y por ello necesitan asegurar que su fuerza de trabajo pueda tener en todo momento acceso a los datos corporativos y comunicarse con el resto del mundo con independencia del lugar o del momento en el que se encuentre.

Las organizaciones se han venido beneficiado de una paulatina reducción de costes en sus servicios de comunicaciones, algo que facilita su labor. Sin embargo, este hecho tan positivo ha provocado también que en muchas de ellas el control de estos gastos haya dejado de ser una prioridad. Cuando se trata de una micropyme, con pocas líneas y móviles, no suele haber problema, pero en el caso de una gran corporación, con miles de líneas y dispositivos que es necesario dar de alta o de baja cada día, o con usuarios que cambian de país o de continente con frecuencia, los costes de telefonía pueden moverse entre parámetros muy amplios y su administración se complica.

En esta realidad, cada vez son más las compañías que están poniendo orden en sus recursos de comunicaciones a través de herramientas de gestión de telefonía empresarial como EPItoolbox, que pueden ofrecer información valiosa y contribuir a incrementar la competitividad de la empresa.

Detectar quién gasta más y cómo se gasta

Cuando una organización apuesta por una solución de gestión de telefonía adquiere fácilmente toda la información clave sobre líneas, tarifas, dispositivos, consumo… lo que le permite mejorar su eficiencia y rentabilidad.

Gracias a una solución de este tipo es posible conocer, por ejemplo, quiénes son los usuarios con consumos por encima de la media y establecer si esa línea no cuenta con un paquete de voz y datos apropiado a las necesidades y actividad del empleado o si, por el contrario, se está haciendo un uso poco adecuado.

Controlar el roaming

Los constantes viajes de empleados a distintas zonas geográficas del mundo pueden llevar aparejado un incremento en el gasto en telefonía de las organizaciones debido, sobre todo, a las políticas comerciales de los operadores, que incluyen factores como el roaming.

Soluciones como EPItoolbox son capaces de gestionar el roaming a través de la definición de perfiles, recomendación de tarifas y el control del gasto. Esta herramienta ofrece un tratamiento granular de la factura por tipo de coste, que permite a la empresa disponer del histórico de consumo por clase de tráfico (Nacional/Roaming), origen (Voz/Datos) y categoría por cada usuario y línea. EPItoolbox también se encarga de generar, de forma automática, un informe mensual detallado de consumo que es descargable, lo que facilita a la empresa la toma de decisiones.

Paquetes siempre adaptados a las necesidades de la empresa

Actualmente, la mayoría de las empresas contratan a sus proveedores de comunicaciones paquetes de comunicaciones que establecen un precio fijo a cambio de un número determinado de megas y de minutos al mes. Esta práctica les induce a pensar que tienen bajo control sus costes de telefonía, pero la realidad es muy diferente.

Está demostrado que aproximadamente el 10 % de las líneas de una empresa no tienen actividad. A pesar de ello, al formar parte de un paquete contratado, pagan como el resto. Por otra parte, un gran número de líneas suele tener paquetes sobredimensionados a las necesidades del usuario, lo que supone un sobrecoste importante en la factura. Por el contrario, existen usuarios que por su actividad profesional consumen mucho más de lo que su paquete les permite. En estos casos, cuando se supera el límite de datos contratado, los usuarios se exponen a una reducción de la velocidad, lo que puede acabar afectando a su productividad.

Una solución de gestión de telefonía como EPItoolbox puede alertar a la empresa sobre las líneas que no tienen actividad, y también puede analizar los consumos de cada una de ellas, recomendando el paquete más ajustado a cada necesidad.

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Control de facturas

Una empresa que contrata una herramienta para administrar la telefonía empresarial es capaz de controlar de manera automatizada toda la facturación de los operadores, cruzando la información con las condiciones del mismo para poder, de esta manera, detectar cualquier desajuste y enviar una reclamación a la operadora de forma automática. Soluciones como EPItoolbox también identifican consumos premium (llamadas a números 807 o mensajes que llegan al dispositivo sin que hayan sido solicitados), informando al usuario y reclamando ante el operador.

Todo esto hace que las soluciones de gestión de telefonía se conviertan en un aliado clave a la hora de detectar cualquier error o incidencia en la factura mensual.

EPItoolbox, la herramienta para la gestión de la telefonía empresarial

EPItoolbox logra que las organizaciones cuenten con un control exhaustivo de sus servicios de telefonía, racionalizando sus costes y mejorando la productividad tanto de los usuarios como de departamentos como el Financiero, Compras o TI.

EPItoolbox es, sin duda, la mejor herramienta de gestión de telefonía empresarial disponible actualmente en el mercado.


imputación contable automática de las facturas telefónicas

Imputación contable automática de las facturas telefónicas

El estudio de la asociación ETMA (Enterprise Technology Management Association), anteriormente TEMIA (Technology Expense Management Industry Association), ‘Technology Expense Management RFP for Business Process Outsourcing’ revela los beneficios que supone para las empresas realizar un efectivo programa de Telecom Expense Management (TEM). Según estos datos, se pueden lograr ahorros de hasta el 15% en la gestión de inventario y un 25% en la obtención de mejores contratos.Los destacados ahorros económicos que proporcionan las soluciones TEM en el día a día de una empresa son posibles gracias a la utilización de un tipo de programa específico que permite, entre otras funciones, la imputación contable automática de las facturas telefónicas, un proceso que ofrece muchos beneficios empezando por la reducción de errores humanos.

Los beneficios de la imputación contable automática de las facturas telefónicas

El uso de plataformas que automaticen las tareas de contabilidad y de facturación de los servicios de telefonía aporta a las organizaciones múltiples ventajas. Apuntamos las principales:

1.- Disminuyen los errores de contabilidad

Cuando una empresa utiliza una solución que automatiza la facturación se evitan los errores propios de la introducción manual de los datos de las facturas. Además, se pierde menos tiempo en revisar las facturas en busca de fallos.

2.- Libera recursos humanos para destinarlos a tareas de más valor

Las compañías que utilizan programas informáticos que automatizan las facturas telefónicas pueden aprovechan mejor la fuerza de trabajo. En este sentido, los empleados pueden dedicarse a realizar tareas de más valor añadido, en lugar de estar inmersos en procesos tediosos de introducción de datos.

3.- La empresa se adapta mejor a las puntas de demanda

Las organizaciones que apuestan por una solución que se encargue de automatizar la imputación contable del gasto de los servicios de telecomunicaciones se ajustan mejor a los periodos de alta demanda. De esta forma, se evita tener que establecer horas extras o contratar más personal cuando se producen puntas de trabajo.

4.- Se ahorran costes

 La imputación manual de facturas implica una serie de costes como aquellos asociados a la impresión de las mismas o el tiempo que un trabajador pierde en introducir a mano las facturas.

5.- El retorno de la inversión es prácticamente inmediato

No hay que esperar mucho tiempo en registrar los primeros beneficios. Como el periodo de implementación de una plataforma que automatice las facturas es muy breve, una empresa puede beneficiarse pronto de sus ventajas. El departamento financiero no ve alterada su productividad en negativo, sino en positivo. Cosa que hace que la empresa pueda recuperar la inversión realizada en poco tiempo.

6.- Facilidad de uso

Los trabajadores no dependen del personal IT para automatizar la imputación de facturas, ya que los mejores programas son sencillos de utilizar e intuitivos. La instalación y la puesta en funcionamiento de las aplicaciones más avanzadas que automatizan el proceso suele ser rápida.

7.- Mayor acceso a las facturas imputadas

Las mejores plataformas que se dedican a la imputación automática de facturas no solo realizan el proceso de introducción de los datos, sino que archivan las facturas para que sean más fáciles de recuperar cuando sea necesario.

EPItoolbox, la mejor solución para la imputación automática de facturas telefónicas

Las organizaciones que deseen aprovechar las ventajas de imputar automáticamente las facturas y de integrar un programa TEM cuentan con EPItoolbox, la mejor solución para este propósito.

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Se trata de una solución cloud que se encarga de gestionar de manera automática todos los gastos de la empresa en telefonía y telecomunicaciones. Con ella cualquier empresa de tamaño medio puede liberarse de la complejidad de realizar estas tareas utilizando Excel así como de los riesgos y la lentitud de los procesos manuales.

Con la plataforma EPItoolbox las compañías dan un paso adelante en la transformación digital del proceso de gestión y control de los costes de telefonía.


control de la telefonía de la empresa

Consejos para el control de la telefonía de tu empresa

En los planes de racionalización del gasto de las empresas, la telefonía es un elemento fundamental que no siempre se tiene en cuenta. Obviamente, es un recurso recurrente e imprescindible para el desarrollo óptimo de los procesos de negocio, pero mal gestionado puede ocasionar un goteo continuo de dinero desperdiciado que podría invertirse en áreas de mayor valor empresarial que impulsen su competitividad.

La mayor parte de las organizaciones se sorprenderían si hicieran un estudio pormenorizado de su facturación por telefonía ya sea fija, móvil o VoIP. Las duplicidades, las líneas infrautilizadas, los consumos fuera de control, los departamentos y los perfiles de usuarios sobredimensionados… son algunas de las circunstancias que provocan gastos injustificados.

El problema de fondo en la mayoría de las compañías es que la telefonía de tan normalizada que está se olvida como activo potencial de ahorro. Tanto que se llega al punto de dejar operativas líneas y terminales móviles de empleados que han abandonado la empresa.

Un mejor control del gasto en telefonía comienza por identificar claramente cuánto se paga y en qué conceptos, para en la siguiente fase renegociar con los proveedores nuevas condiciones que se ajusten más a las necesidades reales de la organización, consiguiendo las ventajas y descuentos que sean posibles.

Sea cual sea el sistema de telefonía que una compañía haya implementado, esta tiene seis formas distintas para controlarlo.

Seis maneras de controlar la telefonía de tu empresa

 1.- Control de costes automatizado

Cuando una empresa implementa un sistema automatizado de carga de facturas de telefonía y detección inteligente de errores de facturación, es capaz de controlar mejor los gastos que genera su telefonía.

 2.- Inventario centralizado

Si una empresa despliega en una única plataforma líneas móviles, terminales y usuarios para crear un inventario que centralice todos los activos de telefonía de la organización, puede controlar mejor su propia telefonía.

3.- Gestión simplificada

Si se aplica la máxima ‘menos es más’ en la administración de los recursos, se facilita la toma de decisiones y el control sobre el propio negocio. Al utilizar  herramientas que simplifiquen la gestión, además de facilitar la administración diaria y la toma de decisiones, se consigue un control mayor.

4.- Automatización de la imputación contable

Al implementar una tecnología que permita generar de manera automatizada la imputación contable por departamento, las empresas son capaces de controlar mejor sus finanzas.

5.- Control del roaming

Cuando un empleado tiene que viajar al extranjero siempre existe el riesgo de encarecer la factura telefónica por la imputación de costes extra por roaming. Para evitar el ‘Bill Shock’ (sorpresas en la factura) las empresas pueden implementar herramientas que permitan controlar el roaming de los distintos dispositivos de los trabajadores en itinerancia.

6.- Generación de informes claros y sencillos

Las empresas se mueven en un mar de datos que en algunos momentos puede resultar abrumador. Afortunadamente, para poder gestionar toda esta cantidad de información han surgido herramientas que permiten visualizar todos estos datos en forma de informes claros, sencillos y dinámicos que hacen posible controlar los costes de telefonía en toda su dimensión, tanto desde el origen como en su evolución.

EPItoolbox ofrece a las organizaciones la mejor solución para tomar el control de su telefonía y avanzar a la competencia en el mercado.

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soluciones TEM ventajas gestion lineas telefonicas

Ventajas de la gestión de líneas telefónicas

Sin ser una de las principales partidas, los gastos en servicios de telefonía pueden desajustar los presupuestos departamentales o generales de una empresa. Actualmente contratar una conexión a Internet y líneas de teléfono (fijo y móvil) es una commodity para las organizaciones, pero a pesar de ello es fundamental que estos recursos estén controlados. La transformación digital es muy dependiente de la calidad de los activos de telecomunicaciones existentes en la empresa y esta tiene que estar acorde con el precio que se pague. Por otra parte, las compañías deben supervisar que los empleados están realizando un buen uso de los servicios y dispositivos con los que se les provee. Un aspecto y el otro impactan directamente en que los gastos en telecomunicaciones sean los correctos. Una gestión eficaz de la telefonía mediante soluciones o servicios TEM (Telecom Expense Management) puede repercutir en una reducción de costes que se traduzcan en ahorros y en la posibilidad de aumentar el capital de la empresa para invertirlo en acciones de valor. Todo suma.

Informes de consumo particulares y departamentales

Una de las principales ventajas de contar con la solución TEM EPItoolbox es tener la capacidad de acceder fácilmente a informes tanto centrados en usuarios particulares como en departamentos, que incluyen los costes mensuales de telecomunicaciones.

A nivel particular pueden conocerse datos sobre su consumo en minutos/MB por área, y el uso de los paquetes contratados. Los informes sobre departamentos incluso detallan los costes de los usuarios TOP mes/semestre, categorizándolos.

Las compañías que administran de manera apropiada las líneas telefónicas benefician a todos los departamentos. No solo se aprovechan unos empleados en concreto, sino la plantilla de la organización al completo. Una gestión adecuada proporciona importantes beneficios a los departamentos de finanzas, IT, compras y Help Desk. Veamos brevemente cómo:

Ventajas para el departamento de finanzas

Las empresas que apuestan por una tecnología para administrar la telefonía de la organización pueden automatizar la imputación contable de las facturas y reducir así los errores humanos; controlar óptimamente todos los costes por departamento; mejorar la visibilidad de los gastos de la empresa y reducir la carga administrativa del departamento de finanzas.

Gracias al uso de una tecnología de gestión de telefonía, el departamento de finanzas es capaz de realizar una administración más eficiente y efectiva de todos los costes de telefonía de la empresa.

Ventajas para el departamento de IT

Los departamentos técnicos de una compañía se benefician también de la implementación de una tecnología encargada de la gestión de la telefonía. Con la solución EPItoolbox, el personal IT es capaz de controlar de manera más sencilla los costes, gracias a su sistema de análisis exclusivo.

Además, EPItoolbox permite mejorar el servicio ofrecido a los usuarios de manera continuada; acceder a cuadros de mando intuitivos para el control de los costes de la empresa; y gestionar la trazabilidad y el control de todos los activos IT que se encuentran en la compañía.

Ventajas para el departamento de compras

Una herramienta que gestione las líneas telefónicas de una compañía ofrece al personal del departamento de compras un mayor control de los costes de los diferentes servicios de comunicación. De esta manera, obtiene información clave para decidir más eficazmente qué servicios contratar y detectar las necesidades reales de la empresa en materia de telefonía.

Proporciona, además, una trazabilidad de todos los activos de la compañía; permite hacer benchmark de manera más económica; y ofrece a sus trabajadores información estructurada para facilitar el análisis de los datos.

Ventajas para el departamento de Help Desk

Cuando una empresa implementa sistemas de gestión de telefonía, el departamento de Help Desk se beneficia de ello. Es capaz de reducir el tiempo medio que los empleados dedican a su administración en más de un 30%; su personal aprende más fácilmente los distintos procesos, ya que están predefinidos; y los empleados pueden ofrecer una respuesta ágil y avanzada ante cualquier consulta.

Además, un sistema de gestión como EPItoolbox permite generar un inventario estructurado que hace más sencillo el servicio de Help Desk y el control del mismo.

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La gestión de la telefonía, una oportunidad para aumentar la competitividad de las empresas

Hoy en día, las compañías que son capaces de administrar mejor sus gastos y recursos son las que toman ventaja en el mercado. La eficiencia en la administración de los costes de telefonía permite configurar más fácilmente presupuestos y cumplirlos, así como aumentar la variable calidad-precio de los recursos contratados.

EPIToolbox proporciona a las organizaciones la mejor solución de gestión de líneas telefónicas para aumentar su competitividad con los activos y planes que más se ajustan a su negocio y necesidades para situarse en posiciones de liderazgo en su sector.


soluciones tem

¿Por qué realizar TEM?

El gasto en telecomunicaciones referidas a consumo de voz (fijo y móvil) y datos no deja de crecer en las empresas porque cada vez demandan más este tipo de servicios para poner en marcha sus procesos de transformación digital, que según datos de la consultora IDC Research España ya habían iniciado el 67% de las compañías españolas en 2018. Buena parte de estos se centran en las nuevas formas de trabajo, basadas -sobre todo- en la movilidad, que están disparando las necesidades de conexión inalámbrica. En este sentido, el informe ‘Mobile Visual Networking Index (VNI)’ de Cisco señala que en 2022 el volumen de tráfico de datos móviles alcanzarán los 930 exabytes anuales, casi 1 Zettabyte, es decir 1.000.000.000.000.000.000.000 de bytes (1021 bytes), casi siete veces más que en 2017. Este impactante escenario, no tan lejano, explica por qué las organizaciones se interesan cada vez más por soluciones y servicios TEM (Telecom Expense Management) con los que contener el gasto en telecomunicaciones y pagar estrictamente lo necesario.

El alza de datos móviles justifica los servicios TEM

Ese mismo informe de Cisco destaca cómo de todo el tráfico IP en 2022 el 20% será móvil (un 113% más del que se registraba en 2012) y que entonces se alcanzará la cifra de 12,3 mil millones de dispositivos móviles conectados (1,5 por persona). Este incremento del tráfico requerirá el uso de redes que tengan un ancho de banda mayor, tanto de 4G como de 5G.

Todos estos datos son predicciones futuras pero perfectamente creíbles observando la actual evolución de la nueva sociedad y economía digital. Las organizaciones dependen de las telecomunicaciones para poder adaptarse a ella y ser competitivas. Esto significa que están llamadas a prestar una atención especial al gasto en recursos de telecomunicaciones. Contar con servicios TEM ayuda a controlarlos para que las inversiones en ellos siempre sean eficaces y rentables.

El aumento del gasto en telecomunicaciones obliga a la contratación de servicios TEM

El volumen de los gastos en telecomunicaciones depende según sea el tamaño de las empresas, si bien en mayor o menor medida casi todas están iniciando o están ya inmersas en un proceso de digitalización que requiere un mayor acceso a la red y más ancho de banda. Es lo que demanda el uso de tecnologías como las plataformas y los servicios cloud, las videoconferencias, el vídeo en streaming o el Internet de las Cosas.

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Por otra parte, la implantación de estrategias de movilidad y teletrabajo proporcionan a las compañías una gran flexibilidad, pero dotar a los empleados con dispositivos móviles puede disparar los gastos si no se gestiona y controla adecuadamente su utilización con planes específicos eficaces, incluida una atención especial a los desplazamientos en roaming.

Simplemente identificando errores en las facturas, detectando y aplicando medidas de ahorro, y optimizando los contratos en vigor o cambiándolos por otros más ventajosos, las empresas pueden reducir drásticamente los costes asociados a las telecomunicaciones. Ese es el objetivo de los servicios TEM.

Realizar TEM, clave para reducir los gastos en las empresas

Disminuir los gastos tanto de adquisición como operacionales (CAPEX & OPEX) es prioritario en la gestión empresarial. Los servicios TEM son fundamentales para cumplir esa premisa, sobre todo en tiempos de contención como los actuales. Gracias a la contratación de soluciones TEM, una organización puede llegar a reducir un 10% los costes derivados de sus necesidades de telecomunicaciones.

EPItoolbox, la solución TEM número 1 en España, proporciona a las compañías las mejores soluciones y servicios para que puedan iniciar el proceso de transformación digital con el máximo ahorro posible.

Con EPItoolbox las organizaciones son capaces de acceder a un inventario centralizado de todos sus recursos de telecomunicaciones, gestionarlos de forma sencilla, visualizar mediante intuitivos cuadros de mando su uso y controlar fácilmente su coste para corregirlo e implementar mejoras.